معرفی نرم افزار های سازمانی کاربردی

اگر بخواهیم موضوع مدیریت زمان را در محیط کسب و کار و فضای سازمان بررسی کنیم، یکی از اولین موضوعاتی که به ذهن‌مان می‌رسد، جلسات آنلاین کاری است.

بسیاری از افراد معتقدند که جلسات، قاتل زمان هستند و می‌توانند ده‌ها مثال بیاورند که جلسات کاری با وجود صرف ساعت‌ها وقت، خروجی چندانی نداشته‌اند.

این مسئله خصوصاً در کشور ما جدی‌تر هم می‌شود. چون کمابیش همه‌‌‌ی ما تجربه‌ کرده‌ایم که فرهنگ مذاکره ما، تا حد زیادی غیرمستقیم، غیررسمی و کم‌توجه به زمان است.

این ویژگی‌ها باعث می‌شود که جلسات ما بدون این‌که اثربخشی چندانی داشته باشند، طولانی شوند و حاشیه‌ها و تعارفات و بحث‌های پیش‌بینی‌نشده، بخش قابل‌توجهی از جلسات‌مان را به خود اختصاص دهند.

بر اساس مفروضات بالا، این درس به مدیریت جلسات و مرور چند نکته برای برگزاری یک جلسه کاری موفق اختصاص یافته است.

پیش از طرح این نکات، لازم است بر دو نکته تأکید کنیم.

• نکته‌ی اول این‌که اصول برگزاری جلسه بیشتر از جنس تجربه و سلیقه هستند. بنابراین ممکن است شما بعضی از این پیشنهادها را نپسندید یا حتی نادرست بدانید.
• نکته‌ی دوم این‌که نگاه متمم در برگزاری جلسه کاری کمی سخت‌گیرانه است و احتمال دارد ترجیح بدهید بر همکاران خود کمی ساده‌تر بگیرید. در این‌جا هم بحث سلیقه مطرح است و ما نمی‌توانیم دیدگاه خودمان را به شما تحمیل کنیم.

اما هم‌چنان امیدواریم مرور فهرست نکات زیر و توجه به برخی از آن‌ها بتواند اثربخشی جلسات تحت وب شما را افزایش دهد و کمک کند تا از زمان، این منبع محدود و تجدیدناپذیر، بهتر استفاده کنید.

      برای تبدیل امروز در تاریخ می توانید ازتقویم فارسی استفاده کنید.

اگر می‌شود جلسه‌ای را برگزار نکرد، آن جلسه را برگزار نکنید

جلسه به ذات خود چیز ارزشمندی نیست.

مهم‌ترین ایراد جلسه این است که به سادگی وقت را می‌سوزاند. وقتی 5 نفر در یک جلسه‌ی 3 ساعته شرکت می‌کنند، 15 نفرساعت وقت هدر رفته است و اگر متناسب با این 15 نفرساعت، خروجی ایجاد نشود، به این معناست که جلسه غیرضروری بوده یا بد مدیریت شده است.

بنابراین بهتر است جلسه را، به قول انگلیسی زبان‌ها، Necessary Evil یا شرّ ناگزیر در نظر بگیرید. یعنی زمانی برگزاری یک جلسه را بپذیرید که هیچ گزینه‌ی دیگری وجود نداشته باشد.

به عنوان چند نمونه، موارد زیر می‌توانند جایگزین یک جلسه کاری باشند:

• تماس تلفنی با چند نفر و هماهنگ کردن کارها با آن‌ها (وقتی تعداد اعضای کلیدی جلسه کم است و قرار نیست تبادل‌نظر چندانی اتفاق بیفتد)
• ارسال ایمیل برای چند نفر از همکاران (وقتی جلسه قرار است برای ابلاغ یک موضوع یا سیاست برگزار شود)
• نصب یک وایت بورد روی دیوار شرکت و اعلام این‌که هر کس رد می‌شد، نظراتش را آن‌جا بنویسد (به جای برگزاری یک جلسه نظرخواهی یا به عنوان مقدمه‌ی چنین جلسه‌ای)

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%ac%d9%84%d8%b3%d8%a7%d8%aa-%d9%86%da%a9%d8%a7%d8%aa%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%b1%da%af%d8%b2%d8%a7%d8%b1%db%8c-%db%8c%da%a9-%d8%ac%d9%84%d8%b3/