معرفی نرم افزار های سازمانی کاربردی

اهمیت اتوماسیون اداری

 

اتوماسیون اداری بخشی اساسی از زندگی روزمره شماست ، حتی اگر متوجه این موضوع نباشید . هر وقت درب گاراژ خود را تنها با فشردن یک دکمه باز می کنید ، قهوه ساز خود را روشن می کنید یا ساعت زنگ دار خود را تنظیم می کنید در واقع شما از امکانات متعددی استفاده می کنید که توسط فناوری خودکار فراهم می شود . درک این موضوع تنها در بخش های اداری که از ابزارات رایانه ای استفاده می شود بسیار منطقی است. می توان “اتوماسیون اداری” را استفاده از سیستم های رایانه ای برای اجرای انواع عملیات اداری، مانند پردازش متن، حسابداری و پست الکترونیکی تعریف کرد.

ساده سازی و بهینه سازی این عملکردها می تواند به کارکرد موثر افراد در محل کار کمک کند. شرکت اداری  Kelley Connect از سال 1974 در حال یاری رسانی به مشاغلی است که با فناوری دفتری سروکار دارد، بنابراین ما اهمیت آن را زمانی متوجه می شویم که از نزدیک طرز کارش را مشاهده کنیم. در ادامه دلیل اهمیت اتوماسیون اداری را می خوانیم .

تاریخچه اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری ممکن است یک نگرانی کاملاً معاصر به نظر برسد، اما باید گفت که این موضوع سابقه کاملاً طولانی دارد. اگر اندکی تامل کنید متوجه خواهید شد که حتی خطوط مونتاژ در اوایل قرن بیستم از نظر فنی در این گروه قرار می گیرند. دانشمندان رایانه پرداز، متخصصان فن آوری اطلاعات و مدیران اجرایی آینده نگر بیش از سه دهه پیش استفاده از اصطلاح “اتوماسیون اداری” را آغاز کردند.

Margrethe H. Olson  و Henry C. Lucas ، در ارتباطات خود  با مقاله ACM تأثیر اتوماسیون اداری بر سازمان برخی از پیامدهای تحقیق و عمل”  اینطور توضیح می دهند: ” اخیراً فناوری رایانه برای اتوماسیون وظایف و رویه های دفتری  و توسعه سیستم های دفاتر خودکار موارد زیادی را برای سازمان به وجود می آورد … باید گفت که تحقیقات بیشتر در مورد تأثیرات بالقوه این فرایند الزامی بوده و بسیار تأکید می شود. ” حتی در آغاز کار، متخصصان می دانستند که روند کار در دفتر کار رایانه ای مهم است.

نقش امروزی اتوماسیون اداری

طی سالها، این روند با ظهور فناوری بهتر و سریع تر به ثمر نشست.  Inc توضیح می دهد: “تاریخ مدرن اتوماسیون اداری با ماشین تحریر و ماشین کپی آغاز شد که کارهای دستی قبلی را مکانیزه می کرد” ، اما اکنون شامل ” تبدیل اطلاعات به فرم الکترونیکی ” نیز می شود. یک نقطه عطف واقعی در تاریخ اتوماسیون اداری، اختراع و استفاده گسترده از رایانه شخصی بود.

یادداشت ها: ” [رایانه ها] انقلابی در اتوماسیون اداری ایجاد کرد … این انقلاب چنان کامل شده و در بسیاری از حوزه های کسب و کار نفوذ کرده است که تقریباً همه مشاغل از حداقل یک برنامه تجاری رایانه ای استفاده می کنند.”  درجاتی از اتوماسیون اداری به یک نیاز اساسی برای شرکت ها تبدیل شده است.

ساریتا پوجاری، در مقاله خود، “اهمیت سیستم اتوماسیون اداری برای شرکتهای تجاری” ، چهار کاربرد اساسی این فناوری را به تصویر کشیده است: ج) انتقال پیام که با استفاده از سیستم های ارتباطی پیام صورت می گیرد  و د) برنامه ریزی و مدیریت جلسات که توسط سیستم های کنفرانس ویدیویی انجام می گردد.

نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد

صدها اگر نه هزاران ابزار وجود دارد که این فعالیتهای مهم را به طورخودکار انجام می دهد. البته، رایانه ها، چاپگرها، شبکه های بی سیم و سایر سیستم های فناوری اطلاعات می توانند به بهینه سازی عملکرد شما کمک کنند. امروزه اتوماسیون اداری آنقدر فراگیر و پیشرفته شده که دانشمندان حتی توانایی ربات ها و هوش مصنوعی را در محل کار مورد بررسی قرار می دهند.

گرچه احتمالاً به این زودی ها در محل کارتان رباتی نخواهید خرید، اما به روز ماندن در مورد اتوماسیون اداری خود یک امر مهم است. با پیشرفت بیشتر و بیشتر در این زمینه، اظهارات بیش از یک دهه نویسنده استنلی زارویندر این خصوص کامل شده است : “با ورود به هزاره جدید، [اتوماسیون اداری] در مشاغل و کسب و کار های متنوع، یک تغییر اساسی و یا می توان گفت که یک جهش کوانتومی انجام داده و به اولویت های پیش شرطی انجام کار قبل از انجام کار تبدیل شده است .

مزایای خودکار اتوماسیون اداری

چرا اتوماسیون اداری ضروری است؟ Aurelio Locsin  در مقاله خود دربارهی  HoustonChronicle توضیح می دهد: ” اتوماسیون فرآیندها از مشارکت شما در کارهای روزمره امور اداری مانند سازماندهی داده های مشتری یا ایجاد گزارشات می کاهد و شما را قادر می سازد تا روی بخشهایی از تجارت خود که ترجیح می دهید تمرکز کنید. فضای مجازی گسترده سرعت بازیابی را فراهم می کند و به چندین کارمند اجازه می دهد تا همزمان به داده های مشابه دسترسی داشته باشند. ” علاوه بر این  “مزایای استفاده از سیستم های مدیریت الکترونیکی شامل صرفه جویی در هزینه های تولید و خدمات است زیرا اطلاعات به سرعت برای عملکرد مطلوب امورات دفتری هدایت می شوند.”