معرفی نرم افزار های سازمانی کاربردی

امروزه بیشتر سازمان ها و اداره ها در تلاش هستند تا روند کارهای اداری خود را با سرعت بیشتری انجام دهند. روز به روز تکنولوژی و نرم افزارهای زیادی برای راحت تر کردن کارها به وجود می آید و سازمان ها باید از این نرم افزارها استفاده نمایند تا سرعت بیشتری به کارها ببخشند. بکی از این نرم افزارها نرم افزار دبیرخانه می باشد که کارایی و عملکرد بسیار مناسبی دارد.

شما با خرید این نرم افزار می توانید نامه های سازمان را به بهترین نحو ممکن به ثبت برسانید گردش نامه ها در سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است و اگر این نامه ها در یک سیستم الکترونیکی به ثبت برسد همیشه در دسترس خواهد بود و ذخیره می شود. به طور کلی باید بدانید دبیرخانه یکی از مهمترین بخش های یک سازمان به شمار می رود و باید به منظم بودن آن اهمیت بسیاری داده شود. با استفاده از نرم افزار دبیرخانه منظم بودن آن بسیار بیشتر می شود و عملکرد کارکنان را بسیار بهبود می بخشد.

انواع نرم افزارهای دبیرخانه :

امروزه در صنعت نرم افزار ایران شرکت های ارائه دهنده نرم افزار دبیرخانه باتوجه به ویژگیهای محصول، کاربرد محصول، میزان رقابت در بازار روش های مختلفی برای فروش محصولات خود ارائه مینمایند.

در اینجا برخی از این روشها را نام میبریم:

 برای تقویم شمسی به میلادی استفاده از تقویم آنلاین یار پیشنهاد می شود.

روش اول:

برخی شرکت ها با توجه به ویژگیها و امکانات نرم افزار دبیرخانه آن رابه سه دسته:

ساده،متوسط و پیشرفته تقسیم میکنند که در این روش خریدار قادر میباشد براساس نیازخود یکی از این محصولات را انتخاب نماید و در آینده میتوان آن را به محصول بالاتر ارتقا دهد.

روش دوم:

در این روش نرم افزار دبیرخانه بر اساس نوع کاربرد آن به دسته بندی های مختلف تقسیم میگردد:

برای مثال نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای کوچک

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای متوسط

نرم افزار دبیرخانه برای سازمانهای بزرگ

روش سوم:

اما بطور کلی و اصولی نرم افزار های دبیرخانه فارغ از روش فروش آن به چند نوع تقسیم میشوندکه مهمترین آن از نظر تکنولوژی و دسترسی به آن میباشد و به 2 دسته:

نرم افزار دبیر خانه تحت ویندوز و نرم افزار دبیرخانه تحت وب تقسیم میشوند.

در نرم افزار دبیرخانه تحت ویندوز شما تنها قادر به استفاده ازاین نرم افزار در محل سازمان میباشید، و از بیرون از سازمان به آن دسترسی نخواهید داشت. اما در نرم افزار دبیرخانه تحت وب شما نه تنها قادر به استفاده از این نرم افزار در محل سازمان هستید بلکه در بیرون از سازمان نیز به این نرم افزار دسترسی خواهید داشت.

ضمانت نامه میزانی از پول نقد و رایج موجود در کشور می باشد که به عنوان مشخص برای تعهد حسن انجام کار به حساب بانکی شخص متعهد واریز شده و در برابر آن ضمانت نامه صادر می شود. در ضمانت نامه های بانکی یک سری موارد برای ضمانت و امضاء طرفین وجود دارد که در ذیل به آن ها توضیح می دهیم:

• ضمانت خواه: این شخص در واقع کسی است که بانک با توجه به اعتبار موجود در بانک توسط شخص، امضاء ضمانت نامه او را تضمین می کند.
• ذینفع: کسی است که بانک تعهدات خواسته شده او را برایش ضمانت می کند.
• ضامن: در واقع در این سند بانک هم ضامن می باشد.
• وجه الضمان: مبلغ و اعتباری می باشد که به وسیله متعهد، برای ضمانت در بانک موجود می باشد.
• سررسید: تاریخ اتمام ضمانت نامه می باشد و حتما در متن ضمانت نامه آورده شده است.
• موضوع ضمانت نامه: میزان وجه پرداختی و اعتبار موجود ضمانت کننده می باشد.

انواع ضمانت نامه بانکی:

• ضمانت نامه های مناقصه یا مزایده: این ضمانت نامه ها برای شرکت در مناقصه خرید و فروش کالاهای دولتی به عنوان ضمانت نامه می باشد.
• ضمانت نامه ریالی تعهد پرداخت: این ضمانت نامه همان اعتبار شخص متعهد می باشد، که بانک با توجه به این اعتبار شخص را تضمین می کند.
• ضمانت نامه گمرکی: این ضمانت نامه برای پرداخت حق گمرکی کالای وارد شده توسط شخص می باشد و در صورت نپرداختن حق گمرکی در زمان مشخص متحمل جریمه مشخص شده می شود.
• ضمانت نامه پیمان: این ضمانت نامه ها، همان ضمانت نامه های پیمان کاری می باشند که برای گرفتن پروژه ای کاری دولتی، به کارفرمایان برای ضمانت درست کار می دهند.
• ضمانت نامه حسن انجام تعهد: این ضمانت نامه برای انجام درست تعهدات پیمانکار در تاریخ و زمان مشخص شده به کارفرما می باشد.
• ضمانت نامه پیش پرداخت: در ابتدای کارهای پیمانکاری، مبلغی برای انجام کارهای اولیه از طرف کارفرما به پیمانکار داده می شود، این ضمانت برای پرداخت این مبلغ می باشد.
• ضمانت نامه استرداد کسور وجه الضمان: این ضمانت نامه به این صورت است که توسط پیمانکار مبلغی معادل 10 در صد از صورت وضعیت پیمانکاری به کارفرما برای حسن انجام کار به کارفرما پرداخت می شود و کارفرما از این مبلغ نگهداری می کند.
• ضمانت نامه ریالی حسن انجام کار: بعد از به اتمام رسیدن یک پروژه پیمانکاری، ضمانت نامه توسط پیمانکار به کارفرما برای انجام درست و تضمین شده به کارفرما می دهد.

نحوه محاسبه کارمزد ضمانت نامه های بانکی:

زمانی که شرکت های پیمانکاری برای تضمین انجام کارها و شرکت در مناقصات، وجه نقد، سفته و یا اموال غیر منقول را نزد بانک قرار می دهند، کارمزدی از طرف بانک محاسبه می شود. برای محاسبات این کارمزدها باید به بخشنامه ای که از طرف بانک مرکزی صادر شده است رجوع کنید.

این ضمانت نامه ها سفته و یا اموال غیرمنقول می باشد محاسبات کارمزد آن ها به شرح ذیل می باشد:

• ضمانت نامه حسن انجام تعهدات: ماهیت واقعی این ضمانت نامه ها غیر مالی می باشد و تاثیر ریالی برای بانک ها ندارد و ضمانت نامه ها شخص متعهد محسوب می شود.
• ضمانت نامه وجه نقد: در ضمانت نامه وجه نقد مقداری پول به حساب متعهد برای حسن انجام تعهدات، شرکت در مناقصه و تعهدات دیگر واریز می شود و مقداری از این مبلغ برای کارمزد بانکی نیز می باشد.

 برای امروز در تاریخ استفاده از تقویم آنلاین یار پیشنهاد می شود.

وثایق لازم برای صدور ضمانت‌نامه چیست:

وثیقه های لازم برای ضمانت نامه بانکی به شرح ذیل می باشد:

• انواع سپرده های بانکی مانند قرض الحسنه، سرمایه گذاری و …
• اوراق مشارکت تضمین شده توسط بانک مرکزی و دولت
• اوراق سپرده عام یا خاص بانک ها با مجوز بانک مرکزی
• تضمین های بانک های معتبر داخلی و یا خارجی، که این تضمین ها به نفع بانک باشد
• املاک مسکونی داخل تهران، مراکز استان ها و شهرستان های بزرگ
• املاک مسکونی سایر شهر ها با جمعیت کمتر از دویست هزار نفر
• سفته تضمین شده توسط ضامن معتبر
• چک های تضمین شده

منبع:https://blog.yar.cloud/%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%b6%d9%85%d8%a7%d9%86%d8%aa-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%a7%d9%86%da%a9%db%8c/

برای کمک حسابدار وظایف دیگری نیز تعیین کرده اند که از جمله آن ها می توان به موارد زیر اشاره نمود.

1. ثبت کردن اسناد تکراری و ساده در قسمت های درآمد، هزینه و فروش
2. داشتن فعالیت در زمینه ثبت حضور و غیاب پرسنل برای محاسبه حقوق، بیمه و …
3. ماهیانه لیست بیمه را به سازمان تامین اجتماعی تحویل دهد.
4. پیگری برخی از مسائل مربوط به امور مالیاتی
5. دارا بودن دانش و تجربه لازم
6. توانایی کار با کامپیوتر
7. آشنایی با آفیس و در صورت لزوم نرم افزار حسابداری آنلاین زیرا این نرم افزارها می توانند کمک بسیار زیادی به او کنند.
8. داشتن تسلط کامل به قوانین مالیاتی کشور
9. داشتن تسلط کامل به اصول کار و کاریابی و قوانین بیمه
10. داشتن روابط عمومی بالا
11. توانایی در ساختن رزومه و مستند سازی

صلاحیت های یک کمک حسابدار:

یک کمک حسابدار باید ویژگی هایی داشته باشد تا بتواند کار را به بهترین شکل ممکن انجام دهد. اگر شخصی بخواهد وارد کار کمک حسابداری شود باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟ اگر تمایل دارید بدانید با ما همراه باشید.

  مطالب نمونه گزارش عملکرد به مدیر و فرمت گزارش مدیریتی را در وبلاگ یار بخوانید.

1- تحصیلات

داشتن تحصیلات یکی از صلاحیت هایی است که برای هر شغلی ضروری می باشد زیرا شخص لازم است در مورد کاری که می خواهد انجام دهد دانش و اطلاعات لازم را داشته باشد. پس یک کمک حسابدار یا باید تحصیلات دانشگاهی داشته باشد و یا دوره حسابداری تحت وب در مراکز معتبر را گذرانیده باشد تا توانایی لازم را در این زمینه کسب کند. برخی به عنوان دستیار کمک می کنند که لازم نیست الزاما لیسانس حسابداری داشته باشند. گاهی ممکن است اشخاصی تحصیلات حسابداری نداشته باشند اما توسط یک حسابدار آموزش دیده و به عنوان کمک حسابدار به او کمک کنند.

2- تجربه کافی

کمک حسابدار معمولا در کارها به حسابدار کمک می کند و کارها باید تحت نظر حسابدار باشد. کارفرمایان تمایل دارند کسی را به عنوان حسابدار انتخاب کنند که شناخت نسبی نسبت به این شغل داشته باشد و اگر تجربه کوتاهی نیز در این زمینه داشته باشد به شما کمک بسیار زیادی خواهد نمود زیرا در پیشرفت کار و افزایش سرعت این مساله بسیار تاثیرگذار است. البته نا امید نشوید این مورد بیشتر برای شرکت های بزرگ است و شرکت های کوچک معمولا انتظار تجربه کاری از شما ندارند.

مسئول دبیرخانه رایگان سازمان علاوه بر کنترل کلیه نامه‌های وارده، صادره، داخلی، امور تایپ و سایر وظایف محوله، باید بر امور ارجاع نامه‌ها به واحد یا افراد اقدام کننده نامه‌های نظارت داشته باشد.

• مطالعه دقیق متن نامه‌های وارده (به استثنای نامه‌های محرمانه) و اطلاع از واحد و یا شخص اقدام کننده آن.
• ثبت نامه‌ها در دفتر اندیکاتور و ممهور کردن با مهر اندیکاتور در قسمت پایین نامه و ثبت مشخصات، شماره، تاریخ و محل ارجاع در محل‌های تعیین شده برای مهر.

یادآوری: در بعضی از سازمان‌ها قبل از ثبت نامه در اندیکاتور مدیران علاقه‌مندند که خود محل ارجاع و اقدام کننده را تعیین کنند و سپس نامه در دفتر اندیکاتور شماره گذاری شود.

• ثبت محل ارجاع نامه در ستون تعیین شده دفتر اندیکاتور
• ثبت نامه‌ها در فرم ارسال مراسلات و تحویل آن به اقدام کننده و در صورت لزوم دریافت رسید.
• مدیران پس از دریافت نامه‌های مربوط به واحد تحت نظر خود باید اقدامات زیر را انجام دهند:
• مطالعه دقیق نامه‌های وارده و کنترل آن از نظر شماره، تاریخ، امضا و ارتباط آن با واحد مربوطه.
• تشخیص و دستور اقدام ( با صحت و قاطع) به کارشناس و یا فردی که مسئولیت این کار را بر عهده دارد.
• کنترل نامه‌های ارجاع شده در مورد اقدام مناسب و تهیه پاسخ مناسب و لازم.

تحویل پرونده‌ها به مقامات مافوق:

مسئول بایگانی وظایف زیر را در ارتباط با کنترل و تحویل پرونده‌ها به مقامات مافوق و یا واحدهای اقدام کننده بر عهده دارد:

• دریافت فرم درخواست پرونده از متقاضی با امضای مجاز
• در فرم درخواست پرونده باید موضوع پرونده، شماره و کد آن، مدت مورد نیاز، تاریخ درخواست و تاریخ عودت مشخص شود.
• پس از دریافت تقاضا، مسئول بایگانی موظف است پرونده مورد نظر را تحویل متقاضی داده و فرم درخواست را تا عودت پرونده نزد خود نگهداری کند.
• مسئول بایگانی باید در محل پرونده ارسالی (قفسه بایگانی) کارت جایگزین را قرار دهد تا در صورت مراجعه بعدی از محل ارسال آن اطلاع حاصل کند.

یادآوری: در مورد پرونده‌هایی که ارزش مالی، حقوقی و یا پرسنلی دارد توصیه می‌شود که برگ‌های پرونده، برگ شماری شده و تحویل اقدام کننده شود.

  مطالب تبانی در حسابرسی و تفاوت بایگانی و آرشیو  را در وبلاگ یار بخوانید.

ارسال نامه‌های تایپ شده به نامه رسان و ارجاع به قسمت‌های مربوطه :

مسئول تایپ یا مسئول نرم افزار دبیرخانه پس از دستور تایپ نامه‌ها باید اقدامات لازم را انجام دهد:

1.  کنترل دقیق نامه‌های تایپ شده از نظر صحت تایپ
2.  ثبت نامه‌ها در فرم و یا دفاتر رسید
3.  تحویل نامه‌ها و پیوست‌های مربوطه به نامه رسان با قید تاریخ ارایه.
4.  تحویل نامه‌ها توسط نامه رسان به واحد و یا شخص اقدام کننده و یا منشی مدیر واحد با ذکر تاریخ دریافت.

منبع"

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

• ضمانت نامه های مناقصه یا مزایده: این ضمانت نامه ها برای شرکت در مناقصه خرید و فروش کالاهای دولتی به عنوان ضمانت نامه می باشد.
• ضمانت نامه ریالی تعهد پرداخت: این ضمانت نامه همان اعتبار شخص متعهد می باشد، که بانک با توجه به این اعتبار شخص را تضمین می کند.
• ضمانت نامه گمرکی: این ضمانت نامه برای پرداخت حق گمرکی کالای وارد شده توسط شخص می باشد و در صورت نپرداختن حق گمرکی در زمان مشخص متحمل جریمه مشخص شده می شود.
• ضمانت نامه پیمان: این ضمانت نامه ها، همان ضمانت نامه های پیمان کاری می باشند که برای گرفتن پروژه ای کاری دولتی، به کارفرمایان برای ضمانت درست کار می دهند.
• ضمانت نامه حسن انجام تعهد: این ضمانت نامه برای انجام درست تعهدات پیمانکار در تاریخ و زمان مشخص شده به کارفرما می باشد.
• ضمانت نامه پیش پرداخت: در ابتدای کارهای پیمانکاری، مبلغی برای انجام کارهای اولیه از طرف کارفرما به پیمانکار داده می شود، این ضمانت برای پرداخت این مبلغ می باشد.
• ضمانت نامه استرداد کسور وجه الضمان: این ضمانت نامه به این صورت است که توسط پیمانکار مبلغی معادل 10 در صد از صورت وضعیت پیمانکاری به کارفرما برای حسن انجام کار به کارفرما پرداخت می شود و کارفرما از این مبلغ نگهداری می کند.
• ضمانت نامه ریالی حسن انجام کار: بعد از به اتمام رسیدن یک پروژه پیمانکاری، ضمانت نامه توسط پیمانکار به کارفرما برای انجام درست و تضمین شده به کارفرما می دهد.

  شما می توانید برای بالابردن راندمان امور شرکت و سازمان خود از نرم افزار های سازمانی مثل نرم افزار فروش استفاده کنید.

نحوه محاسبه کارمزد ضمانت نامه های بانکی:

زمانی که شرکت های پیمانکاری برای تضمین انجام کارها و شرکت در مناقصات، وجه نقد، سفته و یا اموال غیر منقول را نزد بانک قرار می دهند، کارمزدی از طرف بانک محاسبه می شود. برای محاسبات این کارمزدها باید به بخشنامه ای که از طرف بانک مرکزی صادر شده است رجوع کنید.

این ضمانت نامه ها سفته و یا اموال غیرمنقول می باشد محاسبات کارمزد آن ها به شرح ذیل می باشد:

• ضمانت نامه حسن انجام تعهدات: ماهیت واقعی این ضمانت نامه ها غیر مالی می باشد و تاثیر ریالی برای بانک ها ندارد و ضمانت نامه ها شخص متعهد محسوب می شود.
• ضمانت نامه وجه نقد: در ضمانت نامه وجه نقد مقداری پول به حساب متعهد برای حسن انجام تعهدات، شرکت در مناقصه و تعهدات دیگر واریز می شود و مقداری از این مبلغ برای کارمزد بانکی نیز می باشد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%b6%d9%85%d8%a7%d9%86%d8%aa-%d9%86%d8%a7%d9%85%d9%87-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%a7%d9%86%da%a9%db%8c/