معرفی نرم افزار های سازمانی کاربردی

فکس اینترنتی مزایای بسیار زیادی دارد. برای مثال سیار بودن آن یکی از بزرگ‌ترین مزایا به شمار می‌آید. به کمک این شیوه شما می‌توانید در هر زمان و مکانی و تنها با دسترسی به یک شبکه اینترنت، برای ارسال یا دریافت فکس اقدام کنید. البته این تنها مزیت فکس آنلاین نیست. این شیوه از جهات بسیاری سودمند است. با کمک فکس آنلاین فرآیند ارسال این فایل در کسب‌ و کار شما راحت‌تر خواهد شد. در ادامه به صورت مفصل‌تری به مزایای استفاده از این شیوه می‌‌پردازیم.

انعطاف‌پذیری

یکی از بهترین مزایای استفاده از فکس آنلاین، انعطاف‌پذیری فوق‌العاده آن است. همانطور که گفتیم تنها با اتصال به اینترنت و دارا بودن یک گوشی هوشمند و البته کامپیوتر می‌توانید به صورت آنلاین هر چیزی را فکس کنید. این کار برای شما بسیار انعطاف‌پذیر است و شما را از شر دردسرهای خرید سخت‌‌افزارها و نرم‌افزارهای متعدد، هزینه‌های نگهداری و تعمیر آن‌ها خلاص می‌کند.

بدون نیاز به پرداخت هزینه تلفن

شما برای ارسال فکس به شکل سنتی، به یک خط تلفن ثابت نیاز دارید تا با سیگنال‌های آنالوگ را انتقال دهید. مشخصاً استفاده از این شیوه می‌تواند برای شما هزینه‌بردار باشد و البته این هزینه می‌تواند بسته به موقعیت جغرافیایی شما متفاوت باشد. هزینه ارسال فکس برای مسافت‌های دورتر می‌تواند منجر به بالا رفتن هزینه‌های تلفن ثابت شود. اما فکس اینترنتی می‌تواند به شما کمک کند که در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید.

اگرچه شما برای فکس آنلاین هم باید بودجه‌ای را در نظر بگیرید، اما فراموش نکنید که این نرخ به نسبت هزینه‌های سرویس‌ فکس معمولی بسیار کمتر خواهد بود. با کمک این شیوه ارسال فکس، شما در درازمدت می‌توانید به صورت قابل توجهی در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید. خصوصاً از هزینه‌های اصلی یعنی خرید دستگاه و نگهداری از آن به دور خواهید بود. تنها کاری که باید بکنید این است که هزینه اشتراک ارسال فکس آنلاین را بپردازید.

ایمنی بالا

یکی از دغدغه‌های اصلی هنگام استفاده از فکس سنتی، ایمنی است. بروز مشکل در امنیت فکس‌ها، خصوصاً نمونه‌هایی که باید محرمانه باشند، تجربه خوشایندی برای هیچ فرد یا کسب‌وکاری نیست. خطوط تلفن سنتی برای ارسال فکس می‌توانند به راحتی رهگیری شوند. این مسئله می‌تواند در افشای محتوای فکس تأثیرگذار باشد. به علاوه اینکه افرادی که در نزدیکی محل دستگاه قرار دارند، می‌توانند اسناد فکس شده را مشاهده کنند.

اما این حالت در ارسال فکس اینترنتی وجود ندارد. در اصل با استفاده از قابلیت ذخیره رمزنگاری ‌شده که به کمک فضای آنلاین قابل انجام است، فکس‌ها در ایمن‌ترین و مطمئن‌ترین حالت ممکن به دست افراد می‌رسند. این حالت بسیار امن‌تر از آن چیزی است که می‌توانید تصور آن را بکنید.

بدون موانع فیزیکی

همانطور که گفتیم دستگاه‌های فکس سنتی را نمی‌توان به صورت مداوم جابه‌جا کرد. بنابراین ممکن است شما در مکانی باشید که نیاز فوری به فکس داشته باشید، اما دستگاه مورد نظر در دسترس شما نباشد. در چنین حالتی ممکن است با مشکلات و دردسرهای متعددی مواجه شوید. بنابراین موقعیت مکانی دستگاه می‌تواند مانعی برای شما باشد. اما این حالت در ارسال فکس آنلاین وجود ندارد و شما فارغ از اینکه در کجا حضور دارید و می‌خواهید در چه ساعتی فکس خود را ارسال کنید، می‌توانید از سیستم ارسال فکس اینترنتی کمک بگیرید.

سازگار با محیط‌زیست

با شلوغ شدن دنیا و مصرف بی‌رویه منابع متعدد، حفاظت از محیط‌زیست به یکی از موضوعات مورد توجه در کره زمین تبدیل شده است. به همین دلیل بسیاری از کسب‌وکارها به دنبال یافتن راه‌هایی برای آسیب کمتر به محیط‌زیست هستند. شما هم می‌توانید با استفاده از فکس آنلاین، بدون استفاده از دستگاه‌های فیزیکی و هدر دادن کاغذ، تأثیرات قابل توجهی در محیط‌زیست داشته باشید. شما در این روش می‌توانید اسناد را به صورت دیجیتالی ارسال، دریافت و چاپ کنید، پس در کاهش مصرف کاغذ و قطع درختان نقش عمده‌ای خواهید داشت.

استفاده از امضاهای الکترونیکی

شاید یکی از مواردی که ذهن شما را به خود مشغول کند، امضای فکس است. خوشبختانه با وجود امکانات دیجیتالی متعدد این شرایط برای شما فراهم است که اسناد خود را به کمک امضاهای الکترونیکی و دقیقاً مطابق با واقعیت، برای گیرنده ارسال کنید.

منبع:
https://sms.ir/blog/guides/automation-integrations/internet-fax/

بعضاً پیش می آید که یک سازمان بدون شناسایی نیازهای واقعی خود اقدام به استقرار نرم افزاری نماید. قطعاً بازار رقابت و نیاز به خودنمایی نقش مهمی در این ولخرجی ها می تواند داشته باشد. نام اتوماسیون نیز آن قدر جذاب و کلاسیک هست که شرکت ها برای پز سازمانی هم که شده به سمت استقرار این نرم افزار بروند کما اینکه ممکن است اصلاً به آن نیاز نداشته باشند و وجود یک نرم افزار مازاد معادل است با رشد کارها در سازمان بدون رشد بهره وری.

ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب

در ادامه به نکات مهمی که در انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین خوب برمی خوریم اشاره خواهیم کرد:

_ دسترسی مناسب از همه جا

وقتی صحبت از اتوماسیون اداری تحت وب می شود اولین و مهمترین نکته رد دسترس بودن  از هر نقطه ای از جهان است. اتوماسیون اداری تحت وب یا ابری می تواند صرفاً با وجود اینترنت از هر مکانی قابل دسترس باشد. کما اینکه در صورت نبود اینترنت در سرور محلی خود نیز قابلیت دسترسی خواهد داشت. پس بهتر است به دنبال نرم افزاری باشیم که هم در حالت آفلاین و هم در حالت آنلاین در دسترس باشد. دبیرخانه آنلاین یار نمونه یکی از این اوتماسیون تحت وب است.

_ محیط ساده و کاربردی

یوزرفرندلی بودن یا طراحی جذاب باعث ارتباط برقرار کردن هر چه بیشتر کاربران با نرم افزار خواهد شد. همانطور که پیشنهاد دادیم برندهایی همچون مایکروسافت ثابت کرده اند همیشه در مسیر طراحی محصولات یوزرفرندلی گام بر می دارند. به طور کلی هر نرم افزار اتوماسیونی می بایست از این ویژگی به ذاته برخوردار باشد وگرنه با شرایط سختی برای استقرار مواجه خواهد شد.

_ ارتباط پذیری با دیگر نرم افزارها

ارتباط پذیری نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب با سایر نرم افزارهای قابل استفاده در سازمان یک اصل مهم و حیاتی در انتخاب هر نرم افزاری است. زیرا بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار در داخل ایران این امکان را ندارند یا در صورتی که بتوانند ارتباطی بین نرم افزارهای ارائه شده و دیگر نرم افزارها مثل نرم افزار سی آر ام یا مدیریت فرایندها ایجاد کنند هزینه گزافی دریافت می کنند.

حالت ایده آل برای خرید نرم افزار این است که از وجود وب سرویس و داکیومنتهای اینتیگریشن آن نرم افزار مطمئن شوید تا در صورت لزوم هر گونه ارتباط با سایر نرم افزارها را به راحتی بتوانید پیاده سازی کنید.

_ آموزش پذیری و استفاده ساده

باید توجه داشت که فقط ظاهر جذاب و یوزر فرندلی بودن برای یک نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین کافی نیست. نرم افزار باید کارایی راحت و ساده ای داشته باشد و از پیچیدگی در معماری آن پرهیز شده باشد. همچنین باید کار با نرم افزار به سادگی قابل آموختن باشد.

وجود اپلیکیشن موبایل نیز برای نرم افزارهای اتوماسیون اداری نیز بسیار می تواند مفید و حایز اهمیت باشد. می توانید از نرم افزاری استفاده کنید که علاوه بر ریسپانسیو بودن در بروزرها و گجت های مختلف اپ اندروید یا آی او اس نیز داشته باشد.

_ امکانات جانبی دبیرخانه

همچنین بهتر است نرم افزار اتوماسیونی انتخاب کنید که اصول مکاتبات اداری از قبیل شماره گذاری، رزرو شماره، امضا مدیران روی نامه ها، تگ گذاری، آرشیو نامه ها و … را در طراحی خود رعایت کرده باشد. بعضی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری پایین رده صرفاً نامه های آماده را می توانند گردش دهند و امکانات زیادی برای نامه نگاری ندارند.

منبع:
https://www.ever247.cloud/office-automation/

نگه داشتن یک تقویم سازمان یافته تنها بخشی از مدیریت بهینه تقویم است. گاهی اوقات، برنامه ها و اولویت ها تغییر می کنند، بنابراین شما باید تقویم خود را مرور کنید و تنظیمات را انجام دهید.

توصیه می کنیم به جای استفاده از ساعات صبحگاهی پربار برای بررسی کارهای روزانه خود، تقویم خود را عصر قبل از روز کاری خود مرور کنید. در طول عصر، کمتر احتمال دارد که با وقفه های مشتریان و همکاران مواجه شوید. علاوه بر این، هر روز صبح از خواب بیدار می‌شوید و می‌دانید دقیقاً چه کاری باید انجام دهید. ممکن است بخواهید قبل از ساعت کاری کمی وقت بگذارید تا رویدادهای تقویم خود را مرور کنید و اولویت های خود را برای روز بعد تعیین کنید. تقویم آنلاین یار نیز یکی از تقویم های خوب ایرانی است.

تقویم گوگل

تقویم گوگل یکی از در دسترس ترین تقویم های آنلاین موجود است. می‌توانید آن را تقریباً در هر دستگاهی دانلود کنید و حتی می‌توانید در رایانه رومیزی خود داشته باشید. اگر سایر محصولات موجود در Google Suite را دوست دارید، می توانید به راحتی آنها را برای استفاده آسان در این تقویم ادغام کنید. جلسات را با پیوندهای Google Hangout برنامه ریزی کنید و اسناد، برگه ها و ارائه های Google را در صورت نیاز پیوست کنید.

تقویم اپل

Apple Calendar تقویم پیش فرض برای کاربران iPhone، iPad و Macbook است. برای کسانی که با نام تجاری اپل زندگی می کنند ، این تقویم عالی است زیرا در تمام دستگاه های اپل شما همگام می شود و به شما امکان می دهد یکپارچه از یکی به دیگری جابجا شوید. به یکی از چندین دستگاه خود دسترسی ندارید؟ اطلاعات تقویم شما در ابر انحصاری اپل ذخیره می شود و شما می توانید از هر چیزی با یک مرورگر وب و اتصال اینترنت به آن دسترسی داشته باشید. تقویم اپل نیز تبعیض قائل نمی شود و به شما امکان می دهد تقویم های آنلاین اضافی را از منابع دیگر برای مدیریت زمان آسان تر و همه جانبه اضافه کنید.

تقویم مایکروسافت

تقویم مایکروسافت که با نام‌های Outlook یا Office 365 Calendar نیز شناخته می‌شود، با تقویم Google قابل مقایسه است زیرا با سایر برنامه‌های مجموعه خود به‌طور یکپارچه کار می‌کند. این یک تقویم بهینه برای مشاغلی است که قبلاً برای فعالیت های روزانه خود به محصولات مایکروسافت متکی هستند. این یک تقویم آسان برای کاربران ویندوز است زیرا مایکروسافت به خوبی با هر رایانه شخصی ادغام می شود. در حالی که امکان ایجاد چندین تقویم یک ویژگی منحصر به فرد نیست، Outlook با اجازه دادن به شما برای مشاهده آسان تقویم های جداگانه در یک نمای کنار هم و همچنین امکان قرار دادن آنها در کنار یکدیگر، قدمی فراتر گذاشته است. به این ترتیب می‌توانید به راحتی بین تقویم‌های کاری و شخصی خود و تقویم‌های دیگری که ایجاد کرده‌اید تعادل برقرار کنید.

منبع:
https://arischap.com/blog/5-%D9%85%D8%B2%D8%A7%DB%8C%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87-%D8%A7%D8%B2-%D8%AA%D9%82%D9%88%DB%8C%D9%85-%D8%B1%D9%88%D8%B2%D8%A7%D9%86%D9%87/

اتوماسیون اداری، با یک تعریف ساده، دستیابی فوری به اسناد مورد نظر و دریافت آنها از چاپگر با فشار دادن یک دکمه است. اتوماسیون اداری استفاده از ایستگاه های کاری متصل به سیستم های پردازش اطلاعات به منظور افزایش کارایی در عملکرد مدیران، متخصصان، دبیران، به طور خلاصه، افرادی که در محیط دفتر کار می کنند است.

اتوماسیون اداری وضعیت فعلی استفاده از رایانه های یکپارچه، ارتباطات و دفتر، فناوری های تولید و علوم اجتماعی برای پشتیبانی از هزاران فعالیت و مشاغل اداری و محیط اداری است.

اتوماسیون اداری مجموعه ای از مفاهیم و فرایندها است که هدف آن پردازش و هدایت اطلاعات با حداقل سهم انسانی و حداکثر فناوری و گردآوری و تلفیق مولفه ها و عناصر مختلف این فرآیند است.

استفاده از سیستم های رایانه ای یکی از مهمترین ویژگی های مفهوم اتوماسیون اداری به منظور سازماندهی بهتر سند و جریان کار و فراهم آوردن محیط دفتری انعطاف پذیر و کارآمد است. استفاده از نرم افزار دبیرخانه ساده بسیار به افزایش بهره وری سازمان کمک میکند.

اهداف اتوماسیون اداری

• دسترسی آسان به اطلاعات

• افزایش کارایی در ارتباطات

• خودداری از مکاتبات غیرضروری

• صرفه جویی در ابزار و تجهیزات اداری

• از بین بردن کنترل غیرضروری

• از بین بردن تکرارهای غیرضروری

• کاهش بوروکراسی

• صرفه جویی در استفاده از لوازم التحریر

• افزایش کارایی کلی دفتر

• افزایش انگیزه کارکنان

• صرفه جویی در وقت

• اطمینان از انجام کارها

• ارزان بودن

• افزایش سرعت و دقت

• اطمینان از تصمیم گیری صحیح و موثر

• کاهش هزینه ها، افزایش کارایی و بهره وری

• افزایش کیفیت زندگی کاری

منبع:
https://persiansys.com/%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%D9%85%D8%B2%D8%A7%DB%8C%D8%A7-%D9%88-%D8%A7%D9%87%D8%AF%D8%A7%D9%81-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C/

همه سازمان ها پروژه ها، کارها و وظایفی دارند که باید در زمان خود انجام شود. مدیریت و اجرای این حجم عظیم کار، و وظیفه فقط با برنامه ریزی و تقسیم کار و مسئولیت امکان پذیر است. برخی از سازمان ها سعی می کنند برنامه ریزی و انجام به موقع و دقیق این امور را با استفاده از نرم افزارهایی انجام دهند.
این نرم افزارها امکان پیگیری و رصد تسک ها، مسئولیت ها و وظیفه های مقرر را برای به سرانجام رساندن امور و برنامه های سازمان فراهم می کنند. بدین ترتیب سازمان می تواند از این که امور به سرعت و دقت پیگیری شوند اطمینان داشته باشد.
در این نرم افزارها کلیه امور و طرح های سازمان که می تواند از ساده تا پیچیده مقوله بندی شود، به کارها و وظیفه ها و تسک های خردتر تقسیم می شوند. امکان گروه بندی و مقوله بندی این کارها و مسئولیت ها نیز وجود دارد.
با استفاده از نرم افزار، کلیه افراد و نیروی انسانی که در انجام برنامه های مختلف سازمان همکاری و فعالیت دارند، متوجه وظیفه و تسک تعیین شده خود خواهد بود. بدین ترتیب هر کدام از افراد مسئول اجرای بخشی از طرح ها و برنامه های سازمان خواهند داشت و در قبال اجرای درست آن مسئولیت دارند.
بنابراین این نرم افزار ها، ابزار مهمی برای مدیریت کار تیمی در کنار مدیریت پروژه نیز محسوب می شود. وظایف و امور مشخص شده در این نرم افزار برای اجرای طرح ها و برنامه های سازمان می تواند متنوع باشد. از کارهای تعریف شده شخصی برای هر کدام از نیروهای انسانی تا برگزاری و شرکت در جلسات می تواند متفاوت باشد.
نرم افزار های مدیریت کار ها، کلیه این تسک ها، وظیفه ها و کارهای مورد نیاز برای اجرای برنامه های سازمان را تقسیم بندی می کنند. سپس برای هر کدام از آنها زمان اجرا، شروع و پایان تعریف می کنند. نرم افزار دبیرخانه نیز از این نوع است
کلیه اطلاعات و داده های انجام این وظیفه ها و تسک ها در این نرم افزار ثبت و ضبط می شود. بنابراین امکان گرفتن گزارش های دقیق و کامل از فرایند اجرای پروژه های مختلف فراهم است.
بدین ترتیب امکان رصد و نظارت بر انجام امور و کارهای سازمان در اجرای طرح ها و برنامه هایش تسهیل می شود. مدیران سازمان با استفاده از این گزارش ها می توانند وضعیت اجرای پروژه را با آن چه پیش از این برنامه ریزی شده است بسنجند. با این مقایسه می توان درک درستی از نحوه اجرای برنامه ها و میزان تعهد افراد به زمان بندی اجرای مسئولیت های محوله به دست آورد.
این نرم افزار ها به انجام به موقع و دقیق کلیه وظیفه ها و تسک های تعریف شده برای اجرای پروژه کمک شایانی می کنند. زیرا برای هر کدام از وظایف و امور تعیین شده برنامه زمان بندی ای طراحی شده است که باید نیروهای انسانی فعال در این طرح ها به این برنامه متعهد و پایبند باشند. با اجرای درست امور در زمان خود، سازمان می تواند اطمینان حاصل کند که برنامه های طرح ریزی شده اش در زمان خود انجام خواهند شد.
بهترین نرم افزار مدیریت کار تیمی یکی از این نرم افزارهاست که جزو نرم افزارهای عمومی مجموعه به حساب می آید. کلیه سازمان ها می توانند از این نرم افزار برای ساماندهی و پیگیری امور، و برنامه ریزی و اجرای پروژه هایشان استفاده کنند. با استفاده از این نرم افزار جایگزین ترلو کلیه جزییات مربوطه به انجام طرح ها و برنامه های سازمان پوشش داده می شود.
در اینجا بیشتر با این نرم افزار و سامانه آشنا می شویم.

منبع:
https://blog.yar.cloud/%D9%85%D9%82%D8%A7%D9%84%D8%A7%D8%AA-%D8%AA%D9%88%D8%B3%D8%B9%D9%87-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C/%D8%B9%D9%85%D9%88%D9%85%DB%8C/%DA%A9%D8%A7%D8%B1/