معرفی نرم افزار های سازمانی کاربردی

با مطالعه و آشنایی به مراحل گردش نامه های وارده و صادره در یک سازمان، توجه به این نکات به منظور کنترل نامه ها توصیه
می شود:

کلیه نامه های وارده به هر روش که به سازمان وارد شود (پستی، ایمیل، اتوماسیون، فاکس و …) باید قبل از ارایه رسید ویا
دریافت آن از جهات زیر مورد بررسی قرار گیرند :

• برای جلوگیری از اشتباه نامه رسان در توزیع مکاتبات دریافت شده از پست، دقت در عنوان دریافت کننده و نام سازمان
  گیرنده از اهمیت خاصی برخوردار است.
• موضوع نامه باید با سازمان گیرنده آن ارتباط داشته باشد.
• وجود امضا ، تاریخ وشماره روی نامه ها ضروری است. همچنین در صورت داشتن پیوست، از کامل بودن آن باید اطمینان
  حاصل نمود.
• نامه ها پس از دریافت در دبیرخانه رایگان ثبت گردد و به واحد یا شخص اقدام کننده به صورت الکترونیکی یا دستی ارسال شود.
• نامه های محرمانه، شب نامه ها، نامه بدون هویت ارسال کننده، نباید در دبیرخانه عادی شماره شود. می بایست اینگونه
  نامه ها تحویل مدیریت حراست گردد.

کلیه نامه های صادره به هر روش که تهیه شده باشد (الکترونیکی یا دستی) باید قبل از صدور آن از جهات زیر مورد بررسی
قرار گیرند:

• کسب اطمینان از مشخصات امضا کننده نامه (داشتن حق امضا) ضرورت دارد.
• صحت تعداد اوراق تایپ شده ورونوشت ها ، سوابق و پیوستها، باید بررسی شود.
• وجود شماره وتاریخ روی نامه الزامی است.
• پس از صدور نامه، بررسی شود نامه به چه نحوی ارسال گردد تا هم سریعتر به مقصد برسد و هم اینکه در هزینه ارسال
  صرفه جویی شود.

 استفاده از دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها پیشنهاد میشود.

کنترل نامه های وارده و صادره

مراحل مشروحه زیر در امر کنترل دریافت ، ثبت وصدور مکاتبات اداری به روش سنتی بدون استفاده از اتوماسیون اداری در یک
سازمان طی می شود :

•  کلیه نامه های وارده به سازمان به واحد دبیرخانه ارسال و در صورت لزوم رسیداخذ می شود.
•  کارشناس دبیرخانه نامه های وارده را دریافت وپس از کنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان، صحت تعداد پیوست ها،
  وجود شماره، تاریخ، سربرگ و امضا مجاز و سایر نکات الزم نسبت به ارایه رسید اقدام می کند.
•  متصدی ثبت، بر روی نامه های دریافت شده مهر ورود زده و اطالعات آن را در اتوماسیون مکاتبات وارد می نماید و کلیه
  نکات اعم از مراجع، پیوستها و سابقه های قبلی در اتوماسیون الصاق می گردد.
•  پس از ثبت نامه ها واختصاص شماره وتاریخ به آنها ، در صورت عدم نیازبه ارسال فیزیک نامه به واحد گیرنده، سابقه در
  بایگانی نگهداری میشود.
•  در صورت نیاز به ارسال فیزیک، نامه ها بر حسب واحد های اقدام کننده ، در دفاتر (ارسال مراسالت) یا (دفتر رسید) ثبت
  شده وپس از تقسیم آن ها بین توزیع کنندگان نامه (نامه رسان ها) به واحد ویا مسئول اقدام ، تحویل و رسید اخذ می شود
  یا پست میگردد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%af/