ویژگی های نرم افزار دبیرخانه + 7 ویژگی کلیدی نرم افزار دبیرخانه
نرم افزار دبیرخانه ویژگی های کلیدی بسیاری دارد که همین ویژگی ها موجب شده است از آن استفاده بسیاری شود. برخی از آنها عبارت می باشد از :
1.تهیه پیش نویس نامه :
همه ما به خوبی می دانیم که نامه های اداری اهمیت بسیاری دارند و باید به نحوه تایپ و نگارش آنها اهمیت بسیاری دهید. این نرم افزار یکی از ویژگی های اصلی اش این است که شما می توانید پیش نویس نامه را در آن تهیه کنید و سپس آن را تا مرحله نهایی به هر نحوی که مایل هستید ویرایش کنید.
2.امکان ارسال تصویر نامه :
یکی از ویژگی های دیگری که این نرم افزار دارد امکان ارسال تصاویر نامه ها به افرادی می باشد که نامه برای آنها است. اگر شما دیگر نمی توانید به صورت فیزیکی نامه را دریافت کنید تصویر اسکن شده آن را در سیستم خود می توانید مشاهده نمایید.
3.امکان تعیین تعداد و نوع پیوست های وارد شده :
در نامه های صادره می توانید با استفاده از این نرم افزار تعداد آنها را مشخص کرده و پیوست آنها را هم ثبت کنید تا در هر زمان که مایل بودید آنها را مطالعه کرده و بازبینی نمایید.
4.کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها :
در یک سازمان امکان دارد افرادی که در هر واحد مشغول به فعالیت هستند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. شما به وسیله این نرم افزار می توانید تمامی آن واحدها را مورد بررسی قرار دهید و مکاتباتی هم که بین آنها انجام می شود را کنترل کنید.
5.امکان جستجوی سریع :
زمانی که از سیستم سنتی استفاده می کنید باید بین نامه ها و استاد به دنبال نامه مورد نظر خود باشید. ولی در سیستم الکترونیکی تنها کافی است یکی از اطلاعات مربوط به آن نامه را وارد کنید تا آن را پیدا کنید. سرعت کارهای اداری با استفاده از این ویژگی بسیار بیشتر می شود و دیگر نیازی نیست زمان خود را صرف جستجو کنید.
استفاده از دبیرخانه آنلاین و تقویم آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.
6.تهیه گزارش مربوط به ارجاعات :
نامه هایی را که به افراد در واحد ارجاع داده می شود می توانید به وسیله این نرم افزار مورد بررسی قرار دهید و گزارش آنها را بگیرید. شما آنها را می توانید پیگیری کرده و سوابق آنها را خارج کنید. در واقع این نرم افزار مانند یک بانک اطلاعاتی می باشد که شما تنها کافی است در مورد آن مورد جستجویی که در نظر دارید تنها یک اطلاعات داشته باشید.
7.ثبت کلیه وقایع سیستم :
شما از زمانی که کار کردن با نرم افزار دبیرخانه را شروع می کنید و ا زمانی که از آن خارج شوید تمایم عملکردهایتان سیو می شود. در این صورت اگر فراموش کنید که چه کاری انجام می دادید سیستم به خوبی آن را به شما نشان می دهد و می توانید به کار خود بازگردید.
منبع