مزایای نرم افزار دبیرخانه :
بدون شک استفاده از سیستم دبیرخانه مزیت های بسیار زیادی دارد و به همین دلیل است که سازمان های زیادی از آن استفاده می کنند. برخی از مهمترین مزیت هایی که در این نرم افزار وجود دارد عبارت می باشد از :
1.طبقه بندی و دسته بندی :
اطلاعات وارد شده به این بخش سازمان به طرز صحیح دسته بندی می گردد و این مسئله برای سازمان های اداری دارای ارزش بسیار زیادی می باشد. در واقع زمانی که تمامی اطلاعات به درستی دسته بندی شود آنها را به راحتی می توانند پیدا کنند و این مسئله کارهای شرکت را با پیشرفت مواجه می سازد.
2.صرفه جویی در زمان و هزینه :
زمانی که یک سازمان و اداره بتواند زمان و هزینه های امور اداری و مکاتبات اش را به حداقل برساند بدون شک به موفقیت بسیار زیادی دسترسی پیدا خواهد کرد. این مسئله که کارکنان بخش دبیرخانه با استفاده از این نرم افزار بتوانند نهایت دقت خود را به کار گیرند اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به آن اهمیت دهند.
3.راحتی در دسترسی به منابع اطلاعاتی :
بدون شک همه شما به خوبی می دانید که بیشتر اطلاعات های هر سازمانی درون بخش دبیرخانه ثبت و نگهداری می شود. بنابراین زمانی که این هر فردی به این اطلاعات نیاز داشته باشد باید سریع آنها را پیدا کند. در روش سنتی افراد به راحتی نمی توانستند آنها را پیدا کنند، ولی در این روش به راحتی قادر هستند که آنها را پیدا کنند. به همین دلیل بیشتر سازمان ها سعی می کنند از این نرم افزار استفاده کنند.
4.کاهش وابستگی به واحدهای دیگر :
زمانی که از سیستم سنتی دبیرخانه استفاده می کردید وابستگی زیادی بدون شک به اداره های دیگر برای چاپ و کپی داشتید که با استفاده از این نرم افزار دیگر به آنها نیازی نخواهید داشت. به طور کلی هر زمان سیستم و یا نرم افزاری را توانستید در سازمان خود مورد استفاده قرار دهید که نیاز به کاغذ نداشته باشد در انتخاب آن نباید شک کنید. شما در صورتی که از این نرم افزار استفاده کنید رضایت شغلی بسیاری از آن خواهید داشت و روند کارهای اداری تان را به سرعت بیشتری انجام می دهد..
استفاده از سیستم نرم افزار دبیرخانه و تقویم آنلاین برای مدیریت بهتر داده ها و سیستم های اداری در سازمان ها پیشنهاد می شود.
معایب نرم افزار دبیرخانه :
استفاده از نرم افزار دبیرخانه همانطوری که مزیت های بسیار زیادی دارد امکان دارد دارای معایبی هم نیز باشد و برخی از این معایب عبارت می باشد از :
- امکان دارد اطلاعات درون این نرم افزار دبیرخانه تخریب شود، به همین دلیل باید از آنها همیشه یک فایل پشتیبان داشته باشید تا در صورت به وجود آمدن مشکل اطلاعات سازمان را از دست ندهید.
- برخی از افراد شاید به خوبی نتوانند با این نرم افزار کار کنند و دچار اشتباه شوند، ولی باید بدانید اگر مدتی با آن کار کنید از سرعت آن بسیار لذت خواهید برد و برای همیشه از آن استفاده خواهید کرد. شما می توانید هر پرسشی که در مورد کار کردن با نرم افزار دبیرخانه دارید را از کارشناسان و مشاوران شرکت بپرسید تا پاسخ مناسبی دریافت نمایید.
این نرم افزار با نرم افزار اتوماسیون اداری تفاوت های زیادی دارد به همین دلیل بیشتر معایبی که در آن سیستم وجود داشته است در این سیستم وجود ندارد، به همین دلیل بیشتر سازمان ها در این بخش از این نرم افزار استفاده می کنند.
منبع: