در سیستم متمرکز دبیرخانه:
مرحل اول کار، نامه‌های وارده:
- کنترل نامه
- دریافت نامه
- ثبت در دفتر اندیکاتور یاکامپیوتر
- ثبت در دفتر اندکس
- ارجاع به مدیر
- توزیع (بین اقدام کنندگان)
مرحله دوم، نامه‌های صادره:
- تهیه نامه
- ثبت در اندیکاتور یا رایانه
- ارسال (پست – فاکس – تلفنگرام)
سیستم متمرکز:
کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت و توزیع مکاتبات در واحدی از سازمان به نام دبیرخانه رایگان و یا دفتر انجام می‌شود.
موارد استفاده از روش متمرکز بقرار ذیل است:
- تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد.
- سازمان و واحدهای درون آن فاقد مراجعه کننده بوده و یا تعداد آنان محدود باشد.
- تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و ابزار و امکانات سازمان محدود باشد.
- کلیه واحدهای سازمان در یک جا (معمولا در یک ساختمان) استقرار داشته باشد.
- اختیارات مسئولان واحدهای سازمان ها در مورد امضای مکاتبات محدود باشد.
- تصمیم مدیریت و یا مدیران سازمان در انتخاب این روش به عنوان یک روش مطلوب در طرح تشکیلاتی سازمان.
- سازمان محدود بوده و از گستردگی زیاد برخوردار نباشد.
سیستم نیمه متمرکز:
انجام عملیات مربوط به دریافت و توزیع مکاتبات سازمان به صورت متمرکز، در واحدی بنام نرم افزار دبیرخانه مرکزی انجام می‌گیرد و هر یک از واحدهای سازمان به طور مستقل عمل ثبت نامه‌های وارده و صادر شده را انجام می‌دهند.
استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.
سیستم غیرمتمرکز:
کلیه علیمات مربوط به دریافت و ثبت و توزیع مکاتبات، به طور مستقل و جداگانه در هر یک از واحدهای سازمان انجام می‌شود.
موارد استفاده از روش غیرمتمرکز:
- تعداد مکاتبات سازمان زیاد باشد.
- سازمان دارای مراجعه کنندگان بسیار زیاد باشد.
- تعداد نیروی انسانی و بودجه و وسایل و امکانات سازمان کافی باشد.
- واحدهای سازمان پراکنده و یا در چند ساختمان قرار گرفته باشد.
- اختیارات مسئولان واحدهای سازمانی در مورد امضای مکاتبات زیاد و گسترده باشد.
- سازمان گسترده بوده و دارای واحدهای سازمانی متعدد نیروی انسانی زیاد باشد.
- واحدهای سازمان عمدتا کارها و وظایف بسیار تخصصی انجام می دهند.
- تصمیم مدیریت و یامدیران سازمان در انتخاب این روش به منظور تسریع امور گردش مکاتبات در طرح تشکیلاتی سازمان.
منبع: