تحویل پروندهها به مقامات مافوق:
مسئول بایگانی وظایف زیر را در ارتباط با کنترل و تحویل پروندهها به مقامات مافوق و یا واحدهای اقدام کننده بر عهده دارد:
- دریافت فرم درخواست پرونده از متقاضی با امضای مجاز
- در فرم درخواست پرونده باید موضوع پرونده، شماره و کد آن، مدت مورد نیاز، تاریخ درخواست و تاریخ عودت مشخص شود.
- پس از دریافت تقاضا، مسئول بایگانی موظف است پرونده مورد نظر را تحویل متقاضی داده و فرم درخواست را تا عودت پرونده نزد خود نگهداری کند.
- مسئول بایگانی باید در محل پرونده ارسالی (قفسه بایگانی) کارت جایگزین را قرار دهد تا در صورت مراجعه بعدی از محل ارسال آن اطلاع حاصل کند.
یادآوری: در مورد پرونده‌هایی که ارزش مالی، حقوقی و یا پرسنلی دارد توصیه می‌شود که برگ‌های پرونده، برگ شماری شده و تحویل اقدام کننده شود.
ارسال نامه‌های تایپ شده به نامه رسان و ارجاع به قسمت‌های مربوطه :
مسئول تایپ یا مسئول نرم افزار دبیرخانه پس از دستور تایپ نامه‌ها باید اقدامات لازم را انجام دهد:
- کنترل دقیق نامه‌های تایپ شده از نظر صحت تایپ
- ثبت نامه‌ها در فرم و یا دفاتر رسید
- تحویل نامه‌ها و پیوست‌های مربوطه به نامه رسان با قید تاریخ ارایه.
- تحویل نامه‌ها توسط نامه رسان به واحد و یا شخص اقدام کننده و یا منشی مدیر واحد با ذکر تاریخ دریافت.
استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.
کنترل نامه‌ها از نظر تایپ:
با توجه به اهمیت تایپ نامه‌ها در مکاتبات اداری، کلیه نامه‌های تایپ شده طبق دستور العمل‌های صادره باید توسط (مسوول واحد تایپ، متصدی کنترل نامه‌های تایپی یا مسوول دبیرخانه) مجددا از دیدگاه‌های دیگری مورد توجه و دقت قرار گیرد:
- کسب اطمینان از مطابقت متن نامه یا پیش نویس تهیه شده
- کسب اطمینان از نظر صحت لغات و جملات تایپ شده
- کسب اطمینان از نظر فرم استاندار تایپ نامه
- کسب اطمینان از نظر صحت تایپ شماره و تاریخ نامه‌ها مطابق با پیش نویس
- کسب اطمینان از تایپ نام گیرندگان رونوشت (در صورت وجود رونوشت)
- ثبت علایم اختصاری مشخصات تایپ کننده نامه
کنترل دفتر اندیکاتور:
کلیه نامه‌ها اعم از وارده و صادره باید در دفتر اندیکاتور (یا کامپیوتر) ثبت شده و به آنها شماره و تاریخ اختصاص یابد. بنابراین نامه‌ای که در دفتر اندیکاتور ثبت نشده، ارزش اداری نخواهد داشت.
- به هر یک از نامه‌ها یک شماره اختصاص داده می‌شود.
- اطلاعات کاملی از نامه‌ها باید در دفتر اندیکاتور ثبت شود.
- لاک گرفتن و یا تراشیدن مطالب نامه در دفتر اندیکاتور مجاز نبوده و غیرقانونی است.
- شماره گذاری نامه‌ها در آغاز سال بوده و در پایان هر سال باید با تاریخ و شماره جدید آغاز شود.
منبع: