مراحل دریافت، ارجاع و تقسیم کار بین کارکنان تحت سرپرستی
مسئول دبیرخانه رایگان سازمان علاوه بر کنترل کلیه نامههای وارده، صادره، داخلی، امور تایپ و سایر وظایف محوله، باید بر امور ارجاع نامهها به واحد یا افراد اقدام کننده نامههای نظارت داشته باشد.
- مطالعه دقیق متن نامههای وارده (به استثنای نامههای محرمانه) و اطلاع از واحد و یا شخص اقدام کننده آن.
- ثبت نامهها در دفتر اندیکاتور و ممهور کردن با مهر اندیکاتور در قسمت پایین نامه و ثبت مشخصات، شماره، تاریخ و محل ارجاع در محلهای تعیین شده برای مهر.
یادآوری: در بعضی از سازمانها قبل از ثبت نامه در اندیکاتور مدیران علاقهمندند که خود محل ارجاع و اقدام کننده را تعیین کنند و سپس نامه در دفتر اندیکاتور شماره گذاری شود.
- ثبت محل ارجاع نامه در ستون تعیین شده دفتر اندیکاتور
- ثبت نامهها در فرم ارسال مراسلات و تحویل آن به اقدام کننده و در صورت لزوم دریافت رسید.
- مدیران پس از دریافت نامههای مربوط به واحد تحت نظر خود باید اقدامات زیر را انجام دهند:
- مطالعه دقیق نامههای وارده و کنترل آن از نظر شماره، تاریخ، امضا و ارتباط آن با واحد مربوطه.
- تشخیص و دستور اقدام ( با صحت و قاطع) به کارشناس و یا فردی که مسئولیت این کار را بر عهده دارد.
- کنترل نامههای ارجاع شده در مورد اقدام مناسب و تهیه پاسخ مناسب و لازم.
تحویل پروندهها به مقامات مافوق:
مسئول بایگانی وظایف زیر را در ارتباط با کنترل و تحویل پروندهها به مقامات مافوق و یا واحدهای اقدام کننده بر عهده دارد:
- دریافت فرم درخواست پرونده از متقاضی با امضای مجاز
- در فرم درخواست پرونده باید موضوع پرونده، شماره و کد آن، مدت مورد نیاز، تاریخ درخواست و تاریخ عودت مشخص شود.
- پس از دریافت تقاضا، مسئول بایگانی موظف است پرونده مورد نظر را تحویل متقاضی داده و فرم درخواست را تا عودت پرونده نزد خود نگهداری کند.
- مسئول بایگانی باید در محل پرونده ارسالی (قفسه بایگانی) کارت جایگزین را قرار دهد تا در صورت مراجعه بعدی از محل ارسال آن اطلاع حاصل کند.
یادآوری: در مورد پروندههایی که ارزش مالی، حقوقی و یا پرسنلی دارد توصیه میشود که برگهای پرونده، برگ شماری شده و تحویل اقدام کننده شود.
مطالب تبانی در حسابرسی و تفاوت بایگانی و آرشیو را در وبلاگ یار بخوانید.
ارسال نامههای تایپ شده به نامه رسان و ارجاع به قسمتهای مربوطه :
مسئول تایپ یا مسئول نرم افزار دبیرخانه پس از دستور تایپ نامهها باید اقدامات لازم را انجام دهد:
- کنترل دقیق نامههای تایپ شده از نظر صحت تایپ
- ثبت نامهها در فرم و یا دفاتر رسید
- تحویل نامهها و پیوستهای مربوطه به نامه رسان با قید تاریخ ارایه.
- تحویل نامهها توسط نامه رسان به واحد و یا شخص اقدام کننده و یا منشی مدیر واحد با ذکر تاریخ دریافت.
منبع"