امکانات کلیدی نرم افزار دبیرخانه + 5 امکان کلیدی نرم افزار دبیرخ
برخی از امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد موجب شده است که سازمان های زیادی اقدام به نصب و استفاده از آن نمایند. برخی از امکانات کلیدی این نرم افزار عبارت می باشد از :
1.ثبت مشخصات و ویژگی نامه ها :
یکی از مهمترین امکانات کلیدی که در این نرم افزار وجود دارد این است که تمامی ویژگی های نامه ها را ثبت می کند و همین مسئله موجب می شود شما هر زمانی که به آنها نیاز داشتید با همان اطلاعات دریافت شان نمایید. شماره، تاریخ و دیگر ویژگی ها و مشخصاتی که در نامه های اداری وجود دارد دارای اهمیت بسیار زیادی می باشد که تمامی این ویژگی ها را نرم افزار دبیرخانه ثبت می کند.
2.امکان ثبت پیوست های نامه :
پیوست نامه هایی که به سازمان ها ارسال می شود دارای اهمیت بسیار زیاد است و در سیستم سنتی آنها را در دفتر یادداشت می کردند. اکنون این نرم افزار به درستی پیوت نامه ها را ثبت می کند و همچنین رونوشت های نامه ها را هم به ثبت می رساند. شما می توانید هر زمانی که نیاز داشتید آنها را تهیه کرده و اطلاعات مورد نیاز در مورد آن نامه ها را به دست آورید.
3.امکان گزارش گیری از حجم مکاتبات اداری :
یکی از ویژگی ها و امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد گزارش گیری از حجم مکاتبه های اداری می باشد. تعداد نامه هایی که به یک سازمان اداری ارسال می شود بدون شک زیاد است و اگر آنها را بخواهیم به صورت فیزیکی مورد شمارش قرار دهیم زمان زیادی به خود اختصاص می دهد، ولی با استفاده از این سیستم می توانید تمامی نامه ها را و حجم آنها را مورد بررسی قرار دهید.
4.امکان ارتباط گیری با تمامی بخش های سازمان :
از دیگر امکانات کلیدی که در نرم افزار دبیرخانه وجود دارد این است که شما به وسیله آن می توانید با تمامی بخش های سازمان رابطه داشته باشید.هرچند که این رابطه به صورت فیزیکی نمی باشد ولی هر بخش نامه های ارسالی مخصوص به خود را دارد و شما می توانید به صورت الکتریکی نامه ها را برای آنها ارسال کنید. زمانی که کارها به صورت الکتریکی انجام شود سرعت کارها بسیار پایین تر می آید.
5.بازسازی اطلاعات :
اگر شما بخواهید در سیستم های سنتی اطلاعات را بازیابی کنید بدون شک دفتر شما مخدوش می شود. ولی در نرم افزار دبیرخانه سیستم مخدوش نمی شود و شما به راحتی می توانید اطلاعات را بازیابی کنید. گاهی امکان دارد به اشتباه اطلاعاتی را وارد نمایید که سریع می توانید آن را اصلاح نمایید.
ویژگی های نرم افزار دبیرخانه + 7 ویژگی کلیدی نرم افزار دبیرخانه :
نرم افزار دبیرخانه ویژگی های کلیدی بسیاری دارد که همین ویژگی ها موجب شده است از آن استفاده بسیاری شود. برخی از آنها عبارت می باشد از :
1.تهیه پیش نویس نامه :
همه ما به خوبی می دانیم که نامه های اداری اهمیت بسیاری دارند و باید به نحوه تایپ و نگارش آنها اهمیت بسیاری دهید. این نرم افزار یکی از ویژگی های اصلی اش این است که شما می توانید پیش نویس نامه را در آن تهیه کنید و سپس آن را تا مرحله نهایی به هر نحوی که مایل هستید ویرایش کنید.
2.امکان ارسال تصویر نامه :
یکی از ویژگی های دیگری که این نرم افزار دارد امکان ارسال تصاویر نامه ها به افرادی می باشد که نامه برای آنها است. اگر شما دیگر نمی توانید به صورت فیزیکی نامه را دریافت کنید تصویر اسکن شده آن را در سیستم خود می توانید مشاهده نمایید.
3.امکان تعیین تعداد و نوع پیوست های وارد شده :
در نامه های صادره می توانید با استفاده از این نرم افزار تعداد آنها را مشخص کرده و پیوست آنها را هم ثبت کنید تا در هر زمان که مایل بودید آنها را مطالعه کرده و بازبینی نمایید.
4.کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها :
در یک سازمان امکان دارد افرادی که در هر واحد مشغول به فعالیت هستند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. شما به وسیله این نرم افزار می توانید تمامی آن واحدها را مورد بررسی قرار دهید و مکاتباتی هم که بین آنها انجام می شود را کنترل کنید.
5.امکان جستجوی سریع :
زمانی که از سیستم سنتی استفاده می کنید باید بین نامه ها و استاد به دنبال نامه مورد نظر خود باشید. ولی در سیستم الکترونیکی تنها کافی است یکی از اطلاعات مربوط به آن نامه را وارد کنید تا آن را پیدا کنید. سرعت کارهای اداری با استفاده از این ویژگی بسیار بیشتر می شود و دیگر نیازی نیست زمان خود را صرف جستجو کنید.
6.تهیه گزارش مربوط به ارجاعات :
نامه هایی را که به افراد در واحد ارجاع داده می شود می توانید به وسیله این نرم افزار مورد بررسی قرار دهید و گزارش آنها را بگیرید. شما آنها را می توانید پیگیری کرده و سوابق آنها را خارج کنید. در واقع این نرم افزار مانند یک بانک اطلاعاتی می باشد که شما تنها کافی است در مورد آن مورد جستجویی که در نظر دارید تنها یک اطلاعات داشته باشید.
منبع: