معرفی نرم افزار های سازمانی کاربردی

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری ماشین‌آلات و نرم‌افزارهای رایانه‌ای متنوعی را شامل می‌شود که برای جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، ویرایش و انتقال اطلاعات مورد نیاز، در انجام کارهای اساسی اداری ایجاد می‌شود. ویژگی‌های برتر نرم افزار اتوماسیون اداری شامل: ذخیره‌سازی داده‌های خام، مدیریت اطلاعات، بهبود ارتباطات، افزایش بهره‌وری و افزایش کیفیت خروجی سیستم است،که فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. ستون فقرات یک سیستم اتوماسیون اداری LAN است و LAN شبکه‌ی کامپیوترهای محلی است که به هم متصل هستند و پیوستگی دارند.

 

کاربرد و ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری

کاربرد ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنجا روشن می‌شود که انواع مختلفی از سیستم اتوماسیون اداری برای کارکردهای تجاری و ارتباطی استفاده می‌شود. انواع فعالیت‌هایی که امروزه تحت عنوان نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری انجام می‌شده است قبلا به صورت دستی یا در مکان‌های مختلف یک شرکت انجام می‌شد، مثل تهیه نامه‌های کتبی. همچنین کارکردهایی مثل حروف‌چینی یا چاپ،کارهای موردنیاز هر شرکت است که در گذشته نیاز به متخصصانی در خارج سیستم داشت و امروزه با صرفه‌جویی در هزینه و زمان، در درون سازمان انجام می‌شود. به طور کلی سه فعالیت اساسی سیستم اتوماسیون اداری از این قرار است:

ذخیره‌سازی اطلاعات

ذخیره‌سازی سوابق اداری و سایر فرم‌ها و اسناد اصلی. که شامل تصاویر و فایل‌های ویرایش شده است

 

تبادل اطلاعات

نامه الکترونیکی، نامه صوتی و فکس انلاین نمونه‌ای از اطلاعات الکترونیکی هستند

 

مدیریت اطلاعات

ردیابی داده‌های کوتاه مدت و بلند مدت در حوزه برنامه‌های مالی، برنامه‌های تخصیص نیروی کار، مخارج بازاریابی و تبلیغات، اطلاعات موجودی و سایر اطلاعات مربوط به کار

کارکرد و مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری

نرم‌افزار اتوماسیون اداری نوعی از همکاری، ارتباط و به اشتراک‌گذاری الکترونیکی است، به این معنی که به کاربران اجازه می‌دهد تا از طریق(LAN) شبکه محلی، داده‌ها، صدا و… را به سیستمی دیگر منتقل کنند. نرم‌افزار اتوماسیون اداری کار دفتری را کارآمدتر می‌کند و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. مشاغل با بهره‌گیری از نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌توانند انواع کارها از قبیل فرستادن مطالب، نامه‌ها، داده‌ها را بین چند سیستم محلی، با هزینه و زمان بسیار کم، جابه‌جا کنند. مانند نرم افزار دبیرخانه یار

 

از مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری

• اتوماسیون اداری باعث سرعت در انجام کارها می‌شود
• نیاز شرکت به کارمندان زیاد را مرتفع می‌کند
• برای ذخیره‌سازی داده‌ها به جای کمتری نیاز دارد.
• در صورتی که داده‌ای تغییر کرد، افراد زیادی همزمان می‌توانند آن‌را به‌روز کنند

 

ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری

• بهره‌وری بیشتر
• خدمات بهتر
• دقت بیشتر
• کنترل بیشتر
• استانداردسازی روال اداری
• بهبود یکنواختی
• جلوگیری از کلاهبرداری
• بازیابی بهتر اطلاعات
• هزینه کمتر
• کاهش استفاده از کاغذ
• بهبود محیط ارتباطات

 

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c%e2%80%8c%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%86%d8%b1%d9%85%e2%80%8c%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1/