چرا استفاده از اتوماسیون اداری در سازمانها اهمیت دارد؟
تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری آن‌جا مشخص می‌شود که، این روزها مردم زمان زیادی را در محل کارخود می‌گذرانند. محیط اداری باید به صورتی باشد که کارکنان در آن احساس راحتی داشته باشند، زیرا محیط کار به طور مستقیم بر بهره‌وری کارکنان اثر می گذارد. در دهه‌های اولیه پیشرفت تکنولوژی، در بهترین حالت، دستگاه ارسال فکس و یک ماشین تحریر در ادارات وجود داشت. امروزه انواع کامپیوتر و لپ‌تاپ و همچنین آی‌پد در ادارات دیده می‌شود که همه این‌ها باید به وسیله یک اتوماسیون و شبکه داخلی به یکدیگر متصل باشند تا کار را برای مشتری و کارکنان آسان کنند، همچنین توانایی کارکنان را برای ارتباط بیشتر با یکدیگر تقویت کند. در دنیای امروز، دفاتر فناوری اطلاعات، خودکار هستند و نیاز به یک محیط پیشرفته تکنولوژیکی و شفاف دارند. پس اتوماسیون اداری به سیستم‌ها اجازه می‌دهد تا شفاف‌تر شوند. تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر انواع زمینه‌های سازمان را بررسی می‌کنیم.
اخیرا فناوری رایانه با نام اتوماسیون برای وظایف و مراحل اداری به‌کار گرفته شده‌است. این فناوری نه تنها به بر افزایش بهره‌وری، بلکه در تغییر ماهیت کار اداری در کل سیستم تاثیر دارد. در این مطلب سعی داریم تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری در سازمان و چرایی اهمیت استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون را بررسی کنیم. طبق تحقیقاتی که بر دانشگاه علوم‌پزشکی زاهدان توسط آقایان، یعقوبی و سرگزی انجام شد، نشان داد که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تاثیر زیادی بر تعالی سازمان دارد و همچنین اتوماسیون اداری تاثیر خوبی بر روی نگاه مشتری و جامعه به سازمان نیز داشته‌است. در این عصر مدرن سازمانها چاره‌ای جز اجرای سیستم‌های کامپیوتری، فناوری اطلاعات و رسانه‌های پیشرفته ندارند. آینده دنیا به کسانی تعلق دارد که بتوانند مزایا یا معایب این سیستم‌ها را تشخیص دهند و با استفاده از تجربه‌های دیگران، همگام با تکنولوژی پیش بروند. یکی از دلایلی که استفاده از اتوماسیون اداری را در سازمانها با اهمیت جلوه می‌دهد، افزایش بهره‌وری کارمندان و امور اداری است.
تاثیر بهره‌وری در امور اداری به شرح زیر است:
- استفاده بهتر از نیروی کار، همراه با کاهش تعداد کارکنان
- استفاده بهتر و بهینه از زمان
- کیفیت بهتر در مدیریت برای تصمیم‌گیری
- افزایش بهره‌وری به دلیل عملکرد بهتر افراد
- اثر بخشی بهتر با استفاده از اطلاعات قابل دسترسی درباره سازمان
به طور کلی دلایل اهمیت و مزایای تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری به 2 دسته تقسیم می‌شود:
- فواید مستقیم: که شامل افزایش تولید محصولات و بهره‌وری و ممانعت از هدر رفتن زمان است. چنین فوایدی معمولا قابل اندازه‌گیری است.
- فواید غیرمستقیم: این فواید بیشتر کیفی است و از طریق سودآوری و رشد بلند مدت، سازمان را تعالی می‌بخشد.
این دلایل و بسیاری از دلایل مستقیم و غیرمستقیم دیگر اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری را در سازمان نشان می‌دهد، که کاملا غیرقابل انکار است.به طور کلی سازمان‌های که از این سیستم‌ها استفاده می‌کنند توانایی رقابتی بیشتری دارند.
نقش و تاثیر نرم افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات درون سازمانی
متاسفانه تاثیر سیستم اتوماسیون اداری بر ارتباطات درون سازمان اکثرا نادیده گرفته می‌شود. در صورتی که تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر روابط و ارتباطات درون سازمانی امری انکار ناشدنی است، خیلی از اوقات کارمندان از پیاده‌سازی سیستم‌های خودکار در اداره ترس دارند و این می‌تواند به دلیل نداشتن آگاهی و آموزش کافی باشد. به طور کلی تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری بر ارتباطات بر کسی پوشیده نیست و این امر باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود. همچنین افرادی که در سطوح بالا یا استراتژیک قرار دارند تا زمانی که درگیر تصمیم‌گیری‌های استراتژیک نشوند، تحت تاثیر نرم‌افزار اتوماسیون اداری قرار نمی‌گیرند. مطالعات نشان می‌دهد که بسیاری از فعالیت‌های اداری شامل انتقال اطلاعات با دیگران است. به عنوان مثال بیش از نیمی از زمان کاری، در ارتباط با جلسات، تماس‌های تلفنی، نامه‌ها و یادداشت‌ها صرف می‌شود. یکی از اجزای کلیدی اتوماسیون اداری، توانایی برقراری و انتقال آسان اطلاعات، به فردی است که به آن نیاز دارد و این برتری آشکار سیستم اتوماسیون را نسبت به کانال‌های سنتی نشان می‌دهد. خدمات سنتی می‌تواند کند باشد و نامه‌ها به موقع به دست گیرنده نرسد. همچنین یادداشت‌های درون سازمانی یا جلسات در بعضی مواقع نیاز به یک سیستم یکپارچه دارد. مثلا یک نامه در سیستم از نویسنده به میز کار مدیری که می‌خواهد آن را بررسی و امضا کند می‌رود. و همه این‌ها تحت تاثیر یک سیستم خودکار پیشرفته از جمله ایمیل، اینترنت، پست صوتی، شبکه محلی و…شکل می‌گیرد