نرمافزار مکاتبات اداری چیست؟
نرمافزار مکاتبات اداری چگونه کار میکند؟ آیا در سازمان شما همچنان برای درخواست‌های مختلف از کاغذ استفاده میشود؟ آیا همچنان برای گرفتن امضایی از مدیرتان دقیقه‌ها پشت در اتاق می‌مانید؟ آیا شما هم از کاغذبازی‌های وقت‌گیر در اداره‌تان به ستوه آمده‌اید؟ آیا برای شما هم پیش آمده که به متن یکی از نامه‌های کاری گذشته‌تان احتیاج داشته باشید ولی آن را نیافته باشید؟
اگر جواب شما به پرسش‌های بالا آری است؛ زمان آن رسیده که به داشتن نرم افزار دبیرخانه ساده در سازمان‌تان فکر کنید. مقاله پیش رو به صورت اجمالی لزوم داشتن اتوماسیون اداری را در دنیای امروز به بررسی می‌نشیند.
لزوم بکارگیری اتوماسیون اداری در سازمان
امروزه با گسترش لحظه‌ای اطلاعات و فن‌آوری، سرعت در انجام امور برای مدیران معنایی تازه یافته است. مدیران سازمان‌ها و ادارات باید بتوانند سازمان خود را با سرعت گسترش اطلاعات هماهنگ سازند. امروزه دیگر روشهای وقت‌گیر گذشته جواب کار سازمان‌ها و ادارات را نمی‌دهد. مدیران باید به فکر راهکار تازه‌ای باشند تا علاوه بر اینکه سازمان آنها را منسجم نگه دارد، بر سرعت کار آنها نیز بیفزاید.
اتوماسیون اداری یکی از همان راهکارهاست. اتوماسیون آنلاین اداری در یک سازمان قادر است جایگزین تمامی کاغذ بازی‌ها و مراحل وقت‌گیر آنها شود. توانایی نظم بخشیدن به کارهای هر فرد در درون سازمان را دارد و حتی میتواند قابل برنامه‌ریزی جهت کارهای پیش رو باشد. شما با داشتن اتوماسیون اداری تنها با صرف چند دقیقه وقت میتوانید از کارهای روزمره و حتی کارهای گذشته‌تان گزارش تهیه کنید. در حالیکه همین امر در سیستم‌های قدیمی موجب اتلاف وقت بسیار بیشتری میشد.
در واقع بطور قطع میتوان گفت دیگر روشهای سنتی گذشته پاسخگوی نیاز سازمان‌های امروزی نیست. یک اداره یا سازمان برای اینکه بتواند در بازار رقابتی امروز بماند باید بتواند همسو با اطلاعات روز سرعت انجام امور کاری خود را نیز در نظر بگیرد. در یک سازمان الکترونیکی دو گزینه صحت اطلاعات و سرعت دسترسی به آنها قطعا از اعتبار بالاتری نسبت به روشهای سنتی برخوردار میباشد.