ماشین های اداری چیست ؟
ماشین های اداری چیست و در چه حوزهای فعالیت دارد ؟ شاید 50 سال پیش راحت تر می شد به این سوال پاسخ داد چون تجهیزات اداری آن زمان بسیار محدود بود ولی با گذشت روز افزون تجهیزات و همچنین تکنولوژی های مختلف حوزه کاری و یا بهتر بگوییم دامنه آن بسیار گسترده گردیده، تا جایی که تقریبا همه مردم در عصر حاضر از دبستان تا مقاطع بالای تحصیلی و همچنین شرکت ها و ادارات نیاز به تجهیزات این مبحث را بیشتر درک خواهند کرد.
در زیر فقط گوشه ای از سر دسته های این فعالیت خدمتتان معرفی می گردد.
البته سعی شده است که تجهیزات و ملزومات بیشتر ماشینهای اداری در منوهای این سایت قرار بگیرند که خواهشمندیم جهت آشنایی با گوشه ای از آنها دیگر صفحات سایت را بازدید بفرمایید.
1. چاپگر یا همان پرینتر
هر مجموعه ای اداری که برای انجام کارهای خود از یارانه های شخصی استفاده می کند برای تبدیل اسناد و مدارک الکترونیکی بصورت کاغذی نیاز به یک چاپگر رایانه دارد. با وجود وعده هایی مبنی بر تبدیل ادارات و سازمانهای کنونی به مجموعه های اداری بدون کاغذ در آینده ،هنوز این اهداف محقق نشده اند. هم? انواع اسناد تجاری اعم صنایع محصول یا خدمات محور نیاز به چاپ شدن دارند. نمونه های اسناد اداری مورد استفاده ی رایج شامل اگهی ،نامه،فاکتورها و ورقه های بسته بندی می شود. چاپگرها نه تنها می توانند برای تبدیل فایل های انتقال الکترونیکی اسناد کاغذی استفاده شوند بلکه برای ایجاد اسناد اداری محتوای ترکیبی اطلاعات دیجیتالی و تصاویر اسکن شده نیز مورد استفاده قرار گیرند.
2-دستگاههای کپی
شاید تصور آن دشوار باشد ،اما زمانی نه چندان دور وجود داشت که تنها راه تهی? یک کپی از یک سند تکرار آن با کمک دست بود که این کار با دست نویسی و هم تایپ کردن مجدد آن انجام می شد. ادارات مجبوراً شخص خاصی که به آن نویسنده یا کاتب گفته می شد جهت انجام این کار استخدام کنند. اگر چه این ماشین چاپ در غرب در اوایل قرن 15 توسط یوهانس گوتنبرگ متداول گردید اما استفاده از این چنین دستگاهی همواره برای استفاده روزمر? ادارات عملی نبوده است. برخی از شرکت ها هنگامی که برای انجام کار خود نیاز به چندین کپی از اسناد و مدارک داشتند یک دستگاه چاپ کوچک خریدند اما شرکت های دیگر به سادگی این کار را به ماشین های چاپ بزرگتر واگذار کردند.سرانجام گستر? وسیعی از دستگاههای کپی کننده مانند دستگاه چاپ نامه و کتاب و دستگاههای کچی غلتکی وارد عمل شدند. بعداً در زمینه مواردی همچون کاغذ کاربنی ،دستگاه هایتکثیر و همچنین ماشین های تکثیر توسعه پیدا کردند. انتخاب یک دستگاه کپی رنگی یا سیاه سفید درمجموع? خود دارند و برای تهی? کپی های رنگی از اسناد ،آنها را به چاپخانه می فرستند اما تکنولوژی کپی رنگی روز به روز ارزانتر و مناسبتر می شود بخصوص با ارائه دستگاههای ترکیبی کپی_اسکنر و چاپگر این امر فراگیرتر شده است.
برای صرفه جویی در هزینه ها بجای خرید دستگاه فکس از سیستم فکس آنلاین استفاده کنید.
3-دستگاه پرس کارت شناسایی
دستگاه های پرس که جزو ماشین های اداری به شمار میروند عموماً در اکثر ادارات مورد استفاده قرار می گیرند. بطور مثال برای محافظت از یک سند می توان دولای? نازک از پلاستیک شفاف در هر دو طرف کاغذ سند آب بندی حرارتی کرد. یک کاغذ به درون یک ورقه لمینت (پرس) فرستاده میشود که معمولا انداز? این ورقه دوبرابر اندازه یک برگ سند است اما این ورقه لمینت از وسط به دو نیم ،تا میشود.یک حاشیه مناسب و کافی از ورق?لمینت در دور تا دور سند باقی می ماند و سپس پلاستیک ذوب می شود و یک آب بندی دائمی بر روی برگ? سند و پلاستیک در درون یک جلد مخصوص قرار داده می شوند که باعث می شود کاغذ به آرامی از درون دستگاه عبور کند و به غلتک های داغ دو طرف آن نچسبد.
4-اسکنر اسناد معمولی و حر فه ای
درحالیکه در گذشته دستگاههای فکس به عنوان یک وسیل? ضروری در بین ماشین های اداری به شمار رفت اما امروز به کمک یک اسکنر ،تهی? نسخه الکترونیکی از هر سند و مدرک کاغذی امکان پذیر شده است. یک اسکنر عکسی از یک سند کاغذی که قبلا بصورت الکترونیکی ایجاد نشده اند، تولید می کند و این اسناد کاغذی را به عکس های دیجیتالی تبدیل می کند.بنابراین این اسناد می توانند در یک کامپیوتر ذخیره شوند و یا توسط پست الکترونیکی ارسال شوند.
نمونه هایی از مواردی که ممکن است نیاز به اسکن داشته باشند شامل عکس ها ،صفحات نشریات چاپی ،رسید ثبت نام نقدی ،نقشه ها و فرم هایی که با دست پر شده است، میشود.حتی نامه ای که در یک برنامه نرم افزاری کامپیوتر ایجاد شده است ممکن است بصورت یک نسخه کاغذی دریافت شده باشد و اگر فایل دیجیتال آن در دسترس نباشد نیاز به این دارد که اسکن شود تا بتوان آنرا بصورت یک نسخه الکترونیکی ذخیره کرد.قبل از اختراع اسکنر ، بهترین کاری که می شد انجام داد این بود که از اسناد فتوکپی گرفت و آنها را بایگانی کرد، کاری که امروزه هنوز در بعضی از مکانها به آن ادامه می دهند.