نرم افزار مدیریت کار و مدیریت پروژه چیست؟
همه سازمان ها پروژه ها، کارها و وظایفی دارند که باید در زمان خود انجام شود. مدیریت و اجرای این حجم عظیم کار، و وظیفه فقط با برنامه ریزی و تقسیم کار و مسئولیت امکان پذیر است. برخی از سازمان ها سعی می کنند برنامه ریزی و انجام به موقع و دقیق این امور را با استفاده از نرم افزارهایی انجام دهند.
این نرم افزارها امکان پیگیری و رصد تسک ها، مسئولیت ها و وظیفه های مقرر را برای به سرانجام رساندن امور و برنامه های سازمان فراهم می کنند. بدین ترتیب سازمان می تواند از این که امور به سرعت و دقت پیگیری شوند اطمینان داشته باشد.
در این نرم افزارها کلیه امور و طرح های سازمان که می تواند از ساده تا پیچیده مقوله بندی شود، به کارها و وظیفه ها و تسک های خردتر تقسیم می شوند. امکان گروه بندی و مقوله بندی این کارها و مسئولیت ها نیز وجود دارد.
با استفاده از نرم افزار، کلیه افراد و نیروی انسانی که در انجام برنامه های مختلف سازمان همکاری و فعالیت دارند، متوجه وظیفه و تسک تعیین شده خود خواهد بود. بدین ترتیب هر کدام از افراد مسئول اجرای بخشی از طرح ها و برنامه های سازمان خواهند داشت و در قبال اجرای درست آن مسئولیت دارند.
بنابراین این نرم افزار ها، ابزار مهمی برای مدیریت کار تیمی در کنار مدیریت پروژه نیز محسوب می شود. وظایف و امور مشخص شده در این نرم افزار برای اجرای طرح ها و برنامه های سازمان می تواند متنوع باشد. از کارهای تعریف شده شخصی برای هر کدام از نیروهای انسانی تا برگزاری و شرکت در جلسات می تواند متفاوت باشد.
نرم افزار های مدیریت کار ها، کلیه این تسک ها، وظیفه ها و کارهای مورد نیاز برای اجرای برنامه های سازمان را تقسیم بندی می کنند. سپس برای هر کدام از آنها زمان اجرا، شروع و پایان تعریف می کنند. نرم افزار دبیرخانه نیز از این نوع است
کلیه اطلاعات و داده های انجام این وظیفه ها و تسک ها در این نرم افزار ثبت و ضبط می شود. بنابراین امکان گرفتن گزارش های دقیق و کامل از فرایند اجرای پروژه های مختلف فراهم است.
بدین ترتیب امکان رصد و نظارت بر انجام امور و کارهای سازمان در اجرای طرح ها و برنامه هایش تسهیل می شود. مدیران سازمان با استفاده از این گزارش ها می توانند وضعیت اجرای پروژه را با آن چه پیش از این برنامه ریزی شده است بسنجند. با این مقایسه می توان درک درستی از نحوه اجرای برنامه ها و میزان تعهد افراد به زمان بندی اجرای مسئولیت های محوله به دست آورد.
این نرم افزار ها به انجام به موقع و دقیق کلیه وظیفه ها و تسک های تعریف شده برای اجرای پروژه کمک شایانی می کنند. زیرا برای هر کدام از وظایف و امور تعیین شده برنامه زمان بندی ای طراحی شده است که باید نیروهای انسانی فعال در این طرح ها به این برنامه متعهد و پایبند باشند. با اجرای درست امور در زمان خود، سازمان می تواند اطمینان حاصل کند که برنامه های طرح ریزی شده اش در زمان خود انجام خواهند شد.
بهترین نرم افزار مدیریت کار تیمی یکی از این نرم افزارهاست که جزو نرم افزارهای عمومی مجموعه به حساب می آید. کلیه سازمان ها می توانند از این نرم افزار برای ساماندهی و پیگیری امور، و برنامه ریزی و اجرای پروژه هایشان استفاده کنند. با استفاده از این نرم افزار جایگزین ترلو کلیه جزییات مربوطه به انجام طرح ها و برنامه های سازمان پوشش داده می شود.
در اینجا بیشتر با این نرم افزار و سامانه آشنا می شویم.