معرفی نرم افزار های سازمانی کاربردی

بعضاً پیش می آید که یک سازمان بدون شناسایی نیازهای واقعی خود اقدام به استقرار نرم افزاری نماید. قطعاً بازار رقابت و نیاز به خودنمایی نقش مهمی در این ولخرجی ها می تواند داشته باشد. نام اتوماسیون نیز آن قدر جذاب و کلاسیک هست که شرکت ها برای پز سازمانی هم که شده به سمت استقرار این نرم افزار بروند کما اینکه ممکن است اصلاً به آن نیاز نداشته باشند و وجود یک نرم افزار مازاد معادل است با رشد کارها در سازمان بدون رشد بهره وری.

ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب

در ادامه به نکات مهمی که در انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین خوب برمی خوریم اشاره خواهیم کرد:

_ دسترسی مناسب از همه جا

وقتی صحبت از اتوماسیون اداری تحت وب می شود اولین و مهمترین نکته رد دسترس بودن  از هر نقطه ای از جهان است. اتوماسیون اداری تحت وب یا ابری می تواند صرفاً با وجود اینترنت از هر مکانی قابل دسترس باشد. کما اینکه در صورت نبود اینترنت در سرور محلی خود نیز قابلیت دسترسی خواهد داشت. پس بهتر است به دنبال نرم افزاری باشیم که هم در حالت آفلاین و هم در حالت آنلاین در دسترس باشد. دبیرخانه آنلاین یار نمونه یکی از این اوتماسیون تحت وب است.

_ محیط ساده و کاربردی

یوزرفرندلی بودن یا طراحی جذاب باعث ارتباط برقرار کردن هر چه بیشتر کاربران با نرم افزار خواهد شد. همانطور که پیشنهاد دادیم برندهایی همچون مایکروسافت ثابت کرده اند همیشه در مسیر طراحی محصولات یوزرفرندلی گام بر می دارند. به طور کلی هر نرم افزار اتوماسیونی می بایست از این ویژگی به ذاته برخوردار باشد وگرنه با شرایط سختی برای استقرار مواجه خواهد شد.

_ ارتباط پذیری با دیگر نرم افزارها

ارتباط پذیری نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب با سایر نرم افزارهای قابل استفاده در سازمان یک اصل مهم و حیاتی در انتخاب هر نرم افزاری است. زیرا بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار در داخل ایران این امکان را ندارند یا در صورتی که بتوانند ارتباطی بین نرم افزارهای ارائه شده و دیگر نرم افزارها مثل نرم افزار سی آر ام یا مدیریت فرایندها ایجاد کنند هزینه گزافی دریافت می کنند.

حالت ایده آل برای خرید نرم افزار این است که از وجود وب سرویس و داکیومنتهای اینتیگریشن آن نرم افزار مطمئن شوید تا در صورت لزوم هر گونه ارتباط با سایر نرم افزارها را به راحتی بتوانید پیاده سازی کنید.

_ آموزش پذیری و استفاده ساده

باید توجه داشت که فقط ظاهر جذاب و یوزر فرندلی بودن برای یک نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین کافی نیست. نرم افزار باید کارایی راحت و ساده ای داشته باشد و از پیچیدگی در معماری آن پرهیز شده باشد. همچنین باید کار با نرم افزار به سادگی قابل آموختن باشد.

وجود اپلیکیشن موبایل نیز برای نرم افزارهای اتوماسیون اداری نیز بسیار می تواند مفید و حایز اهمیت باشد. می توانید از نرم افزاری استفاده کنید که علاوه بر ریسپانسیو بودن در بروزرها و گجت های مختلف اپ اندروید یا آی او اس نیز داشته باشد.

_ امکانات جانبی دبیرخانه

همچنین بهتر است نرم افزار اتوماسیونی انتخاب کنید که اصول مکاتبات اداری از قبیل شماره گذاری، رزرو شماره، امضا مدیران روی نامه ها، تگ گذاری، آرشیو نامه ها و … را در طراحی خود رعایت کرده باشد. بعضی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری پایین رده صرفاً نامه های آماده را می توانند گردش دهند و امکانات زیادی برای نامه نگاری ندارند.

 

منبع:
https://www.ever247.cloud/office-automation/