معرفی نرم افزار های سازمانی کاربردی

 دبیرخانه واحدی در سازمان‌هاست که وظیفه ثبت نامه‌های وارده، صادره، نظارت بر گردش آن‌ها و بایگانی آنها را بر عهده دارد. ثبت نامه‌ها در دبیرخانه‌های سنتی با استفاده از دفتر اندیکاتور انجام می‌شود. اما در سازمان‌هایی که از نرم افزار دبیرخانه استفاده می‌کنند، ثبت و شماره گذاری نامه‌ها توسط نرم‌افزار و کامپیوتر به صورت خودکار انجام می‌شود.


واحد دبیرخانه در هر سازمان، وظایف مشخصی را بر عهده دارد. این وظایف به طور کلی عبارتند از:

• بررسی نامه‌های ارسالی از نظر کامل بودن امضاء، مشخصات پیوست و … و بررسی نامه‌های دریافتی از نظر ارتباط با سازمان و واحدهای مربوطه.
• هر نامه ای که وارد دبیرخانه می‌شود باید در دفتر اندیکاتور ثبت و شماره گذاری شود. نرم‌افزارهای دبیرخانه ثبت و شماره گذاری نامه‌ها را به صورت خودکار انجام می‌دهند.
• پس از بررسی و ثبت نامه‌ها، ارسال آنها انجام می‌شود. به این کار ارجاع نامه نیز گفته می‌شود.
• وظیفه دیگر این واحد، ثبت دریافت نامه به گیرنده است. این کار نیز در نرم‌افزارهای دبیرخانه و اتوماسیون به صورت خودکار انجام می‌گیرد.
• ارائه رسید دریافت نامه به فرستنده هم یکی دیگر از وظایف مسئول دبیرخانه می‌باشد.

 

 

منبع:
https://www.faragostar.net/mailroom-vs-document-management-system/