تفاوت بین دبیرخانه فیزیکی و نرم افزار دبیرخانه در چیست؟
دبیرخانه یک واحد مهم در ادارات و سازمانها به شمار می رود. با توجه به پیشرفت نرم افزارهای سازمانی و خودکار سازی فرآیندها، دبیرخانه نیز به این سمت پیش می رود. در ادامه تفاوت‌های بین دبیرخانه فیزیکی و نرم افزار دبیرخانه را بررسی می‌کنیم:
مزایا و معایب استفاده از دبیرخانه فیزیکی
در دبیرخانه فیزیکی، اطلاعات و مدارک به صورت دستی و با استفاده از کاغذ و یا مدارک چاپ شده و فایل‌های کاغذی مدیریت می‌شوند. این روش مدیریت اطلاعات بسیار زمان‌بر است و به طور کلی برای مدیریت حجم انبوهی از اطلاعات مناسب نیست.
مزایا:
– این روش بسیار ساده است و بدون نیاز به دستگاه‌های الکترونیکی و نرم‌افزارهای پیچیده استفاده می‌شود.
– اطلاعات به صورت فیزیکی و قابل لمس هستند و در صورت نیاز به دسترسی به اطلاعات، نیازی به دسترسی به سیستم‌های رایانه‌ای ندارید.
-در دبیرخانه فیزیکی، مشتریان می‌توانند به صورت مستقیم با دفتر و دستیاران دبیرخانه تعامل داشته باشند. این امر می‌تواند باعث افزایش رضایت مشتریان و روابط سالم بین مشتریان و دبیرخانه شود.
معایب:
– دفاتر اندیکاتور حجیم، که اطلاعات در آن با خطوط اغلب نامفهوم ثبت شده‌اند، باعث مشکلات و موانع زیادی در فرآیندهای اداری شده‌اند. طولانی بودن مراحل ثبت و ارجاع و جابجایی اسناد بین واحدها و ساختمان‌های مختلف، ، امکان گم شدن اسناد کاغذی و دسترسی محدود و کند به دفتر مکاتبات، همه این مشکلات باعث افزایش هزینه‌های فضا، تجهیزات و نیروی انسانی لازم جهت نگهداری و بایگانی اسناد شده‌اند.
مشکل و وقت گیر بودن جستجوی یک سند در میان انبوه اسناد، امکان استهلاک و خرابی اسناد طی زمان و شرایط محیطی نامناسب نظیر رطوبت و گرما، احتمال بروز خطر از بین رفتن اسناد و پرونده‌ها به دلایل مختلف از قبیل آتش سوزی و عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان، تمامی اسناد سازمان را در معرض خطر و ناامنی قرار داده‌اند.
عدم دسترسی به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه‌ها و مکاتبات سازمانی، اجرا نشدن سلسله مراتب اداری و به طور کلی سیاست‌های اداری، عدم دسترسی و امکان رسیدگی به اطلاعات و کارها از خارج سازمان، عدم امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده‌ی آن در هر لحظه و عدم توانایی کنترل سطح دسترسی کاربران به اطلاعات و از جمله اسناد طبقه‌بندی شده، همگی از مشکلات دیگری هستند که با استفاده از اتوماسیون و نرم‌افزارهای دبیرخانه، به راحتی قابل حل هستند.
مزایا و معایب استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه:
نرم‌افزار دبیرخانه با استفاده از سیستم‌های رایانه‌ای و نرم‌افزارهای وابسته به آن، اطلاعات و مدارک را مدیریت می‌کند. این روش مدیریت اطلاعات بسیار سریع و با دقت بالاست و برای مدیریت حجم بزرگی از اطلاعات مناسب است.
مزایا:
افزایش کارآیی و سرعت: با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، فرآیندهای دبیرخانه‌ای به صورت خودکار و سریع انجام می‌شود. این موضوع می‌تواند به افزایش کارآیی و کاهش زمان مورد نیاز برای انجام کارها منجر شود.
امنیت اطلاعات: با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، اطلاعات و سوابق در پایگاه‌داده ذخیره می‌شود که می‌تواند به افزایش امنیت اطلاعات کمک کند. همچنین، امکان ایجاد پشتیبان از اطلاعات و وجود مکانیزم‌های پشتیبانی و بازیابی اطلاعات، می‌تواند از از دست رفتن اطلاعات در صورت بروز مشکلات جلوگیری کند.
دسترسی آسان: با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، دسترسی به اطلاعات و فرآیندهای دبیرخانه‌ای به صورت آنلاین و از هر جایی امکان‌پذیر می‌شود. این موضوع می‌تواند به راحتی و سرعت انجام کارها کمک کند.
امکان ارتباط مستقیم با مشتریان: با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، مشتریان می‌توانند به صورت آنلاین و از هر جایی با دسترسی های تعریف شده از قبل با دبیرخانه شما تعامل داشته باشند. این موضوع می‌تواند باعث افزایش رضایت مشتریان و روابط سالم بین مشتریان و دبیرخانه شود.
ارتباط بین دستگاه‌ها: با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، ارتباط بین دستگاه‌ها و سامانه‌های دیگر نیز امکان‌پذیر است. این موضوع می‌تواند به به بهبود هماهنگی و اصلاح اشکالات در فرآیندهای دبیرخانه‌ای کمک کند.
معایب:
اطلاعات به صورت الکترونیکی و غیرقابل لمس هستند و در صورتی که نیاز به دسترسی به اطلاعات در محل جایی که دسترسی به سیستم‌های رایانه‌ای ندارید، مشکلاتی ایجاد می‌شود.
برای استفاده از این روش، نیاز به آموزش و آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات و مدارک دفاتر دبیرخانه دارید.
برای استفاده از نرم افزار دبیرخانه ممکن است هزینه‌هایی مانند خرید دستگاه‌های رایانه‌ای، نرم‌افزارهای مرتبط و آموزش نیاز باشد.
به طور کلی، هر یک از این روش‌ها برای مدیریت اطلاعات و مدارک در دبیرخانه‌ها و دفاتر، مزایا و معایب خود را دارند. اما در مجموع، استفاده از نرم‌افزارهای دبیرخانه با توجه به سرعت، دقت و هماهنگی بیشتر، برای مدیریت اطلاعات و مدارک در دبیرخانه‌ها و دفاتر بهتر است.