اهمیت مکانیزه کردن فرآیند مالی حسابداری چیست؟
یکی از فرآیندهای مهم در سازمان‌ها و شرکت‌ها فرآیند مالی حسابداری است که ابعاد گسترده‌ای دارد و واحدها و دپارتمان‌های گوناگونی را شامل می‌شود. مکانیزه کردن این فرایند جدای از اینکه ابعاد سازمان بزرگ، متوسط یا کوچک باشد، گردش کار را در سازمان تسهیل می‌کند و با کاهش هزینه‌ها موجب بهره‌وری می‌شود.
در اغلب سازمان‌های ایرانی با وجود توسعه نرم‌افزارهای سازمانی این فرآیند به دلیل گستردگی، تنوع و پیچیدگی ساختار مالی و اداری هنوز یکپارچه نیست. نرم‌افزارهای جزیره‌ای هر کدام بخشی از عملکرد واحدهای درگیر را مکانیزه کرده‌اند ولی چون بهم متصل نیستند، فرآیند مالی به صورت جامع مدیریت نمی‌شود و مهم‌تر از آن اطلاعات و داشبورد‌های مدیریتی جامعی نیز در دسترس مدیران ارشد قرار ندارد.
تصمیم برای یکپارچه کردن این فرایندها در سطوح ارشد مدیریتی یک سازمان، موانعی مهمی نیز دارد که اغلب در زیرمجموعه مباحث مدیریت تغییر قابل صورت‌بندی است، ولی تا زمانی‌که مزیت‌ها و نقشه راه پروژه مکانیزه کردن فرآیند جامع مدیریت مالی، مشخص نباشد، تصمیم‌گیری و اختصاص منابع برای آن قابل انجام نیست.
این مقاله سعی دارد ضمن مشخص کردن مزایای این پروژه به شرح موانع ساختاری آن بپردازد و نمونه موفقی از اجرای آن در دانشگاه صنعتی امیرکبیر ارائه کند.
فرآیند جامع مدیریت مالی چیست و شامل چه بخش‌هایی می‌شود؟
هر واحدی از سازمان که در جذب درآمد، ایجاد هزینه یا هر رویداد مالی دیگری نقش دارد و به نحوی منجر به ایجاد تغییر در اطلاعات اقتصادی سازمان می‌شود یا در فرآیندهای مربوط به این تغییر مشارکت داشته باشد، بخشی از این فرآیند محسوب می‌شود. با این تعریف فرآیند جامع مدیریت مالی همه بخش‌های سازمان را شامل خواهد شد. اما ماهیت فعالیت اصلی برخی از واحدها و دپارتمان‌ها، مالی نیست و لذا می‌توان با ایجاد دسترسی برای آنها برای ثبت و ارسال درخواست‌های مالی، سیستم‌های اصلی مالی را در سه واحد منابع‌انسانی، مالی حسابداری آنلاین و انبارداری و مدیریت اموال رهگیری کرد.
اگر چه همانطور که اشاره شد بنا به ماهیت ساختار، اندازه و نوع کسب‌وکار، ممکن است در سازمان‌های مختلف عملکرد این واحدها متفاوت باشد و در نتیجه نحوه ارتباط آنها نیاز به طرح‌ریزی متفاوتی داشته باشد، اما به طور عام هر یک از واحدهای ذکر شده به شکل زیر در این فرایند نقش ایفا می‌کنند:
فرآیندهای مالی مرتبط با واحد مدیریت منابع‌انسانی
فرآیند پرداخت حقوق و مزایای کارکنان از مهمترین روال‌های مدیریت منابع انسانی و یک مرکز هزینه مهم در هر سازمان است که محاسبات و صدور اسناد مالی مرتبط با آن، بخش مهمی از فرآیند جامع مدیریت مالی حسابداری تحت وب را تشکیل می‌دهد. محاسبه حقوق پرسنل معمولا براساس اطلاعات سیستم‌های پرسنلی و کارگزینی و مطابق احکام سالانه هر کارمند انجام می‌شود. حکم پرسنلی یا حکم کارگزینی، ابلاغ رسمی شرایط استخدامی یک فرد در سازمان است و سمت سازمانی و حقوق و مزایای او را مشخص می‌کند.
مزایا و پاداش‌های کارکنان هم عامل دیگری است که بر مبلغ پرداختی کارکنان تاثیر می‌گذارد. در محاسبات مرتبط با فیش حقوقی، معمولا عملکرد شخص در طول ماه نیز در نظر گرفته می‌شود که اطلاعات آن در سیستم حضور و غیاب ثبت و مدیریت می‌شود. سیستم‌های رفاه هم محاسبات مربوط با کسورات وام، بیمه، مهمانسرا و فاکتورهای دیگری که به امور رفاهی کارکنان مرتبط است را انجام می‌دهند.
در نهایت سیستم‌های زیر در فرآیندهای مالی مرتبط با واحد مدیریت منابع انسانی باید یکپارچه شوند و اطلاعات آنها به صورت تجمیع شده به سیستم حقوق و دستمزد ارسال شود:
سیستم حضور و غیاب برای محاسبات عملکردی کارکنان
سیستم پرسنلی برای محاسبات مطالبات قراردادی کارکنان
سیستم مدیریت مزایا برای محاسبات پاداش، کارانه و دیگر مزایای نقدی
سیستم رفاه برای محاسبات مربوط به خدمات وام، بیمه، مهمانسرا و سایر خدمات رفاهی
خروجی سیستم حقوق و دستمزد به عنوان لیست حقوق، به فرآیند مالی سازمان وارد می‌شود که با تامین اعتبار لازم برای پرداخت به نرم افزار مالی حسابداری ارجاع خواهد شد.
فرآیندهای مالی در واحد مالی حسابداری
به طور ساده شده‌ای می‌توان گفت واحدهای مالی در سازمان‌ها و شرکت‌ها، امور مرتبط با دریافت‌ها و پرداخت‌ها و به طور کلی اطلاعات اقتصادی سازمان را مدیریت می‌کنند و هسته اصلی در فرآیند جامع مدیریت حسابداری مالی هستند. بنابر تفاوت ساختاری و کسب‌وکاری هر مجموعه، عملکرد این واحدها و زیرمجموعه‌های آنها متفاوت است. در مدلی که این مقاله بررسی می‌کند ساختار درآمدی هم درنظر گرفته شده که در کنار فرآیندهای مرتبط با عاملین ذیحساب و قراردادهای سازمان، اطلاعات مرتبط را به بخش اعتبارات ارسال می‌کنند. نقش هر کدام از آنها به شرح زیر است:
– سیستم درآمد با مدیریت درآمدهای سازمان و وجوه واریز شده به حساب سازمان
– سیستم عاملین، با مدیریت عملیات تنخواه‌گردانی و اسناد مربوط به عاملین ذیحساب
– سیستم قراردادها، با مدیریت تضامین، تعهدات و موارد پرداختنی‌های مالی مربوط به قراردادها
– سیستم‌های بالا، اطلاعات خود را به واحد اعتبارات ارسال می‌کنند و تامین اعتبار مطابق موارد گفته شده براساس بودجه‌های موجود و توان پرداختی
سازمان، مدیریت می‌شود. علاوه بر موارد بالا واحد مدیریت منابع انسانی و بخش خرید و تدارکات سازمان نیز مطابق شرح زیر به بخش بودجه و اعتبارات مرتبط هستند:
– سیستم حقوق و دستمزد، با مدیریت فرآیند پرداخت حقوق ماهانه کارکنان
– سیستم خرید و تدارکات، با مدیریت فرآیند خرید اقلام مورد نیاز در سازمان
پنج سیستم ذکر شده بالا، با ارسال اطلاعات خود به بخش اعتبارات، امکان تحلیل و مدیریت تعهدات و وجوه مورد نیاز سازمان برای مبالغ پرداختنی را فراهم می‌کنند. مکانیزه بودن و یکپارچگی بخش‌های فوق، موجب می شود، اطلاعات این واحد به روز و دقیق باشد و سازمان بهترین عملکرد را در پرداخت به موقع تعهدات خود داشته باشد.
در این حوزه امروزه حسابداری ها نقش پررنگی در امور سازمان ها دارند، بدین ترتیب استفاده از نرم افزار های سازمانی مانند نرم افزار حسابداری آنلاین، اتوماسیون اداری، دبیرخانه و… پیشنهاد می شود.
منبع: