اگر میشود جلسهای را برگزار نکرد، آن جلسه را برگزار نکنید
جلسه به ذات خود چیز ارزشمندی نیست.
مهم‌ترین ایراد جلسه این است که به سادگی وقت را می‌سوزاند. وقتی 5 نفر در یک جلسه‌ی 3 ساعته شرکت می‌کنند، 15 نفرساعت وقت هدر رفته است و اگر متناسب با این 15 نفرساعت، خروجی ایجاد نشود، به این معناست که جلسه غیرضروری بوده یا بد مدیریت شده است.
بنابراین بهتر است جلسه را، به قول انگلیسی زبان‌ها، Necessary Evil یا شرّ ناگزیر در نظر بگیرید. یعنی زمانی برگزاری یک جلسه را بپذیرید که هیچ گزینه‌ی دیگری وجود نداشته باشد.
به عنوان چند نمونه، موارد زیر می‌توانند جایگزین یک جلسه کاری باشند:
- تماس تلفنی با چند نفر و هماهنگ کردن کارها با آن‌ها (وقتی تعداد اعضای کلیدی جلسه کم است و قرار نیست تبادل‌نظر چندانی اتفاق بیفتد)
- ارسال ایمیل برای چند نفر از همکاران (وقتی جلسه قرار است برای ابلاغ یک موضوع یا سیاست برگزار شود)
- نصب یک وایت بورد روی دیوار شرکت و اعلام این‌که هر کس رد می‌شد، نظراتش را آن‌جا بنویسد (به جای برگزاری یک جلسه نظرخواهی یا به عنوان مقدمه‌ی چنین جلسهای)
برای تبدیل تاریخ به میلادی می توانید ازتقویم فارسی استفاده کنید.
اگر میشود جلسهای را به شکل دیجیتال و آنلاین برگزار کرد، آن را به شکل فیزیکی برگزار نکنید
ابزارهای برگزاری جلسات به شکل آنلاین، کم نیستند. قرار هم نیست حتماً سراغ ابزارهای گران‌قیمت و تجهیزات سخت‌افزاری برای ویدئوکنفرانس برویم.
گاهی اوقات یک گروه روی واتساپ (یا تلگرام) یا رد و بدل چند ایمیل گروهی (با قرار دادن اسم همه‌‌ی افراد درگیر در قسمت CC) می‌تواند جایگزین یک جلسه‌ی فیزیکی شود.
ضمن این‌که علاوه بر نرم‌افزارهای پیام‌رسان، راهکارهای نرم‌افزاری فراوانی هم وجود دارند که امکان گفتگوی گروهی و تبادل اسناد را به شکلی جدی‌تر، غنی‌تر و رسمی‌تر ایجاد می‌کنند.
یکی از مزیت‌های مهم برگزاری آنلاین جلسات این است که معمولاً زیاده‌گویی‌های کمتری در آن‌ها انجام میشود. مزیت دیگر هم این است که گفته‌ها، همگی ثبت و ضبط می‌شوند و مرور بعدی و استناد به آن‌ها ساده‌تر است.
به این منظور شما می توانید از نرم افزار جلسات آنلاین استفاده کنید.