تفاوت بایگانی و آرشیو
قفسه نگهداری زونکن‌ها :
بایگانی یا آرشیو (به فرانسوی: Archive) به کلیه سوابق واسناد و مدارک عمومی یا تاریخی که توسط دولت یا یک سازمان دولتی یا اداره یا موسسه و یا تاسیساتی از این قبیل نگهداری می‌شود و نیزاسناد و مدارکی که خانواده یا فرد در ارتباط با کار خود تهیه و یا دریافت می‌کند و آنها را تحت نظر خود محافظت یا نگهداری می‌نماید، گفته می‌شود.
تاریخچه آرشیو :
از زمانی که بشر توانست مدارک مربوط به زندگانی و فعالیت‌های اقتصادی و نیز جزئیاتی از زندگی شخصی خود را برروی مواد و اجسام با دوام ثبت کند. و در مکانی گرد آورد، آرشیو به وجود آمد.
تفاوت بایگانی و آرشیو :
- بایگانی تحت وب به تعداد سازمان‌ها وجود دارد و اسناد آن معمولاً در معرض نقل و انتقال و تحویل است.
- اسناد بایگانی ارزش‌های متفاوتی دارند و گاه ارزش خود را از دست می‌دهند.
- اسناد بایگانی برای انجام امور سازمانی و جاری است.
- بایگانی بستر و خاستگاه اسناد آرشیوی است، در حالی که عکس آن صحیح نیست.
- بایگانی خاص امور دفتری و سازمانی است.
در حالی که اسناد آرشیوی این مشخصات را داراست:
- عصاره و چکیده بایگانی ها و مکاتبات اداری است.
- ارزش نگهداری دارد.
- معمولاً مربوط به امور جاری نیست و مشمول گذشت زمان می‌گردد.
ویژگیهای اسناد آرشیوی :
- حاصل فعالیت یک سازمان اند
- از نظر ظاهری متنوع اند و گاه منحصر به فرد.
- نسخ معدودی از آنها وجود دارد.
- به مرورزمان جمع می‌شوند.
- در خدمت سازمان مادر و عامه مردم اند.
- صفات فیزیکی آنها چندان قابل کنترل نیست.
اصول آرشیوی:
1.اصل منشا یا خاستگاه(Provenance): این اصل حکم می‌کند که اسناد به شکل اولیه شان حفظ شوند تا ترتیب آنها به هم نخورد.
2.اصل نظم اولیه (Original order): پدید آورنده بر اساس منظور خاصی اسناد را در کنارهم چیده و فرض برآن است که آن ترتیب، دارای منطق است و نباید آن را از بین برد.
اصل حفظ نظم اولیه سند برای نخستین بار در دهه 1880 میلادی مطرح شد. براسا این اصل اگر نظم اولیه اسناد را شخص یا سازمانی پدید آورده که خود از ابتدا نگهدارنده اسناد بوده‌است، باید آن را حفظ کرد.
در غیر اینصورت، مفهوم منابع که درک آن محتاج تخصص و دقت نظر است از بین می‌رود. نظم اولیه مشخص می‌کند که فرد یا سازمان تولیدکننده، چگونه اسناد خود را سندآرائی کرده‌است. آرشیویستها، نظم اولیه اسناد را به عنوان مدرکی برای چگونگی استفاده از آنها در سازمان تولیدکننده، به پژوهشگران ارائه می‌نمایند.
البته گاهی آرشیویست، می‌تواند به دلایلی در نظم نخستین اسناد دست ببرد؛ مثلا هنگامی که نظم درستی بر اسناد حاکم نباشد و اغلب آنها به صورت تصادفی کنار هم قرار گرفته باشند یا نظم اولیه، فاقد قاعده بوده باشد و نظام پرونده‌ای آن برای افراد دیگر قابل درک نباشد یا اینکه عملا بسیار پیچیده باشد، یا اینکه پیشینه‌ها از نظم چندین ساله خود خارج شده باشند.
اصل حفظ نظم سازمانی، نیازمند آن است که اسناد شخص یا سازمان، با اسناد شخص یا سازمان دیگر تداخل نداشته باشد. در اصل حفظ نظم اولیه، باید نظم آغازینی که تحت آن، سازمان یا شخص، مبادرت به تولید، نگهداری و استفاده از سند کرده‌است، محترم شمرده و به همان ترتیب حفظ شود.
به عنوان نمونه، چناچه یک آرشیویست، پرونده‌ای دریافت نماید که به شکل شماره‌ای و بر حسب کدپستی تنظیم شده‌است، حفظ نظم اولیه به همان شکل، ضروری است. در حقیقت می‌توان بیان داشت که در مورد آرشیوها، ابزار اصلی نظم بخشی و رویکرد به مدارک، سرمنشاء اداری آنهاست. اسناد، منابع منحصر به فردی با ویژگیهای استنادی و اطلاعاتی هستند. رعاین این دو اصل سبب خواهد شدتا پژوهشگرانی که به اسناد مراجعه می‌کنند، با همان نظم اولیه اسناد را بازیابی نمایند و مورد استفاده قرا دهند و به همان ترکیب اصلی، نسبت به بررسی و تفسیر اطلاعات سند اقدام کنند.
دیانی (1377: 9) معتقد است که مراکز آرشیوی از بایگانی آنلاین نهادها پدید می‌آیند. بنابراین بایگانی، منشاء و خاستگاه اسناد آرشیوی است؛ لیکن عکس این قضیه درست نیست. بدین معنا که به واسطه گزینش، ساماندهی و نگهداری بایگانی های راکد، می‌توان مراکز آرشیوی راشکل داد. عادلی و امیرخانی (1387: 106) عقیده دارند که با استفاده از توصیف آرشیوی، می‌توان به شناسائی و توصیف زمینه و محتوای مواد آرشیوی، به منظور دسترس‌پذیر ساختن آنها پرداخت. توصیف، فرایند برقراری نظارت فکری و مدیریتی بر موجودی آرشیو است.
آرشیویست :
آرشیویست در جهت مجموعه سازی، سازماندهی، اشاعه و حفاظت منابع اطلاعاتی جامعه پیشرفت کوشش می‌کند. در واقع آرشیویست پلی می‌سازد بین گذشته و حال و آینده که جامعه را در زمان و مکان سیر می‌دهد. آرشیویست در نمایه سازی بیشتر بر جنبه تاریخ-اطلاعاتی سند تکیه می‌کند و هر چه سند تاریخی تر باشد، قابلیت استناد و ارزش آن افزایش می‌یابد. آرشیویست باید ذهنی کاملا خلاق داشته باشد و آموزه‌های کتابداری خود را در قالب منابع مختلف دیگر که هیچ شباهتی به کتاب ندارد، پیاده کند چرا که در منابع آرشیوی علی رغم منابع کتابخانه‌ای شاید بتوان چندین موضوع برای هر رکورد اختصاص داد. آرشیویست باید اطلاعات تاریخی زیادی در زمینه خاص آرشیو خود داشته باشد و شاید از جهاتی بتوان گفت همچون کتابدار کتابخانه تخصصی است.
به افرادی که در آرشیوها ـ اعم از آرشیو اسناد تاریخی، تحقیقی، حقوقی و اداری ــ مشغول انجام کار هستند و در این وظیفه از تخصص لازم برخوردارند و وظایف یک آرشیویست را انجام می‌دهند، آرشیویست اطلاق می‌گردد.
وظایف آرشیویست :
یک آرشیویست دو وظیفه اساسی دارد:
1.باید برای حفظ و حراست از اسناد باارزش تحت‌نظر خود اقدامات لازم را انجام دهد و نهایت کوشش را صرف کند تا کیفیت و ویژگیهای اصلی اسناد حفظ شود.
2.اسناد را برای استفاده محققان تاریخ و سایر پژوهشگران آماده ساخته و ارائه دهد.
طبق نظر آرشیویست مشهور، سرهیلاری جنکینسون، در کتاب «مدیریت اسناد آرشیوی»، جای وظیفه اول و دوم نباید با هم عوض شود: «طبق قانون و به‌عنوان نگهدارنده اسناد دولتی اولین وظیفه من این است که هرگونه اقدام لازم را جهت حفظ و نگهداری اسناد به عمل آورم. دراین‌صورت آیا من چیزی بیش از یک انباردار واقعی تلقی می‌شوم؟ پاسخ قطعا منفی است؛ زیرا وظایف قانونی من تنها با حفظ و نگهداری اسناد پایان نمی‌یابد.»
ارائه رهنمود، ایجاد هماهنگی، رعایت نظر و ترتیب اولیه اسناد دولتی، ارزشیابی و انتخاب اسناد باارزش نیز از اهم وظایف یک آرشیویست محسوب می‌شود. بنابراین وظایف آرشیویستها را چنین می‌توان خلاصه کرد:
1.حراست از اسناد باارزش تحت مراقبت
2.مشارکت در فرایند افزودن به اسناد موجود
3.آماده‌سازی اسناد جهت استفاده مراجعین و پژوهشگران
4.ارزشیابی اسناد باارزش و تفکیک منظم آنها از میان توده عظیم اسناد و طبقه‌بندی ارزشی اسناد.
تمام وظایف آرشیویستها از نظر اهمیت با هم برابرند و نمی‌توان هیچکدام را نادیده گرفت. امکان دارد نیازهای کوتاه‌مدت ایجاب کند در هر زمان برای یکی از وظایف اولویت قائل شویم، ولی در یک تحلیل نهایی می‌توان گفت چنانچه نتوان اسناد را جهت استفاده متقاضیان آماده ساخت، ارزشیابی، گزینش و حفظ و نگهداری اسناد هم بی‌معنی و بی‌هدف خواهد بود.
وظایف آرشیویست دیداری وشنیداری :
بازبینی یا بازشنوایی، آماده سازی، رده بندی، مهارت‌های کار با ابزار و دستگاه‌های فنی چه به منظور مرمت مواد دیداری و شنیداری و یا کار با آنها به منظور استفاده، بررسی و مرمت فیلم‌ها، نوارهای مغناطیسی و دیسک‌های نواری از جمله مهارت‌های آرشیویست‌های دیداری و شنیداری است.
تعریف آثار دیداری-شنیداری :
در فرهنگ اصطلاحات تخصصی قانون حق پدید آور و حقوق جانبی آن از سازمان جهانی مالکیت معنوی، اثر دیداری-شنیداری چنین تعریف شده‌است: اثری است که همزمان برای گوش و چشم گیرایی داشته باشد و شامل رشته‌ای از تصاویر مرتبط و صدای همراه آن است که بر روی ماده مناسب ضبط شده باشد.
وظایف آرشیوی :
1.سیاست گذاری
2.شناسایی و دریافت
3.ارزشیابی
4.ثبت
5.طبقه بندی
6.خدمات اطلاع رسانی
7.حفاظت و نگهداری
8.مرمت
9.آموزشی
10.تاریخ شفاهی