چگونه جلسات اینترنتی را پربارتر کنیم؟
در این روزهای کرونا و قرنطینه که جهان رو درگیر خودش کرده، خیلی از شرکت‌ها و گروه‌ها برای پیشرفت کار و انجام پروژه‌ها به جلسات دورکاری یا همون ریموت رو آوردند، تجربیاتی که بشر در این برهه به‌دست میاره میتونه ماهیت کارها رو برای همیشه عوض کنه و رویکرد خیلی از کارفرماها رو نسبت به دور کاری بهتر کنه، اگر خیلی از کارفرماها ببینن که دورکاری رو بازدهی تیم‌هاشون نه تنها اثر منفی نگذاشته بلکه تونسته شرایط رو بهتر کنه، احتمال داره با روی گشاده‌تر با این رویه برخورد کنند، دقت کنید که این وظیفه همه ماست که دورکاری با جدیت انجام بدیم که آینده برای همه بهتر بشه. یکی از ملزومات دورکاری و پیشرفت کاری استفاده بهینه از اینترنت برای برگزاری جلساته، در همین راستا من تصمیم گرفتم یک مطلب جالب که جایی خوندم رو با ترجمه و تلخیص در اختیار شما بگذارم.
?همه ما در ??تحقیق و یادگیری در مورد قابلیت دسترسی (Accessibility) در کنفرانس‌های ویدیویی/جلسات آنلاین از راه دور هستیم. تو اینجا برخی از چیزهایی که من از تجربه خودمون در زمینه بهبود انجام و مدیریت جلسات و کار از راه دور یاد گرفته‌‌ام رو برای بقیه می‌نویسم که تجربه‌هامون برای آتیه بدرمون بخوره.
??????بحث‌های نامربوط و آف تاپیک
???????
یک مکالمه گروهی میتونه به سرعت از مسیر اصلیش منحرف بشه، یعنی شروع بحث میتونه از اهمیت صبحانه باشه و در کمتر از چند دقیقه بحث بکشه به اینکه چرا حضرت آدم سیب رو خورد. خیلی مهمه که یک نفر حواسش باشه که بحث‌ها و گفتگو رو محور جلسه و بحث بمونه، در مواردی مشاهده شده که برخی از گروه‌ها در یک جلسه یک ساعته صبحگاهی تا 40 دقیقه از وقت رو به احوال پرسی و بحث‌های نامربوط گذروندن، این ماهیت بشره.
گام بحث‌ها
تو تماس‌های ویدئویی ممکنه مقدار زیادی اطلاعات برای پردازش و فهمیدن همزمان وجود داشته باشه (صوتی، تصویری، چت متن و غیره) که بعضا همه همه چیز رو متوجه نمی‌شوند، برخلاف جلسات فیزیکی که آدم مجبوره حواسش جمع باشه، ماهیت داشتن اینترنت در کنار دست میتونه هر انسان عاقلی رو تحریک کنه که رو چیزهایی کلیک کنه که نباید بکنه (مثل سوشال‌ها).
یکی سری پیشنهاد برای بهتر شدن جلسه
????????یک تعدیل‌کننده (moderator، مبصر) انتخاب کنید که مطمئن بشه همه چیز برقراره و همه چیزها رو متوجه می‌شند و همه به چیز بصورت مساوی دسترسی دارند.
2) این مبصر باید هر از چند وقت همه رو یک صدایی بزنه و کنترل کنه و در بازه‌های منظم نکات کلیدی بحث و محور‌ها رو تکرار کنه.
3) از شرکت کنندگان بخواهید که هر بار یکی صحبت کنند، اینطوری نشه که تداخل بحثی و صحبتی پیش بیاد. تو یک سری از ابزارهای جلسه‌های گروه مثل زوم شما میتونید دستتون رو برای حرف زدن بلند کنید، البته نه بصورت فیزیکی بلکه فشار با raise your hand که مسئول جلسه بتونه نوبت صحبت رو به شما بده، شما با بالا بردن دستتون تو زوم به بقیه علامت میدید که مایل به نظر دادن / پرسیدن یک سوال هستید). ?
4) مطمئن بشید که میکروفونتون بی‌جهت و بدون اراده روشن نباشه، احتمالا دوست ندارید بقیه صحبت‌های شما و پارتنر یا خواهر و برادر و مادرتون رو بشنوند مخصوصا که ممکنه حرف‌های اکوردی بزنید و بشنوید.
5) حتما سعی کنید بقیه اعضای خونه بدونند که شما تو جلسه هستید و نیان بگند تو که بیکاری پاشو برو بربری تازه بخر.
???????6)برای گروه‌های بزرگ، مبصر میتونه وظیفه اینکه کی باید صحبت کنه رو باید برعهده بگیره، مثلا بگه الان میزبان باید حرف بزنه یا فلان فرد، اینطوری مشکل میکروفون باز رو هم میشه حل کرد. ?
7 )جلسه رو ضبط کنید (البته و حتما با اطلاع بقیه) و سپس آن را با بقیه به اشتراک بگذارید تا اعضا دوباره به بخش‌های مهم گوش دهند، بعضی‌ها ممکن تو بعضی قسمت‌ها چرت بزنند یا یک کار دیگهای بکنند و قسمت مهم بحث رو از دست بدند و روشون هم نشه بپرسند. (البته میتونید از پلتفرم ایرانی اسکای‌روم هم استفاده کنید که اینها آتش به اختیار براتون ضبط می‌کنند و اگر مشکلی بود میتونید بگید براتون بفرستند، وینک وینک)
????????8)خیلی‌ها و خیلی گروه‌ها تو روز ممکنه جلسات متعددی داشته باشند مطئن باشید که برای اینطور کاربرها هم برنامه دارید که بتونند استراحت هم بکنند و تو جلسات سرحال باشند.
9) به حضار ارائه گزینه‌ای برای خاموش‌کردن دوربین بدید، گرچه دوربین برای اینکه مطمئن باشید همه با دقت هستند کمک می‌کنه اما خوب خونه است و ممکن صحنه‌هایی رو ببنید که تا آخر عمرتون یادتون نره، پس اگر واقعا لازم نیست بهتره اختیاری باشه. در ضمن با چیزی که ما بهش میگیم اینترنت بعضی موقع روشن بودن دوربین خود فرد و بقیه باعث میشه کیفیت ارتباطی افت شدیدی بکنه.
????????10)زمانی که میزبان جلسه هستید، در مورد دادن زمان به افراد برای فکر کردن به سوالاتی که از آن‌ها پرسیده می‌شود، منظم و صریح باشد. (به عنوان مثال، دو دقیقه وقت بگذارید تا افکار خود را در مورد آن سوال اماده کنید). تو بعضی از این ابزارها میشه جلسه رو به گروه‌های کوچکتر تقسیم کرد. مثلا هر 4 نفر رو فرستاد تو یک break out روم و بهشون فرصت بدیم باهم بحث کنند، میزبان میتونه دوباره بعد از چند دقیقه همه رو یک جا جمع کنه)
برای مدیریت بهتر امور و زمانبندی صحیح آن ها استفاده از تقویم‌انلاین می تواند نقش موثری داشته باشد.
صدا
????????یک جلسه بزرگ ممکن است پر سر و صدا باشد و دنبال کردن آن دشوار باشد. پیشنهادها برای بهبود اینطور جلسات
???????1) از همه بخواهید که در هنگام صحبت نکردن برای محدود کردن سر و صدای خارج از جلسه، صدای میکروفون رو حتما خود را قطع کنند.
???????2 )در صورتی که میزبان یک جلسه هستید و یا صحبت‌کننده اصلی احتمالا داشتن میکرفون اکسترنال باعث میشه کیفیت صدا برای بقیه خیلی بهتر بشه. میکرفون‌های داخلی لپ‌تاپ‌ها عموما خیلی قوی نیستند.
????????3) برای جلسات بین‌المللی از یک سیستم ویدیو کنفرانس استفاده کنید که از قابلیت زیرنویس پشتیبانی می‌کنه، مخصوصا جایی که لهجه مختلف هستند، خیلی‌ها ممکن روشون نشه بگند که چیزی رو نفهمیدن، این قابلیت برای خیلی‌ها که عادت به دیدن فیلم با زیرنویس کردن خیلی راحته و سریع باهاش اخت می‌شند. البته به مرور هم بی‌نیاز میشد ازش. الان زوم و اسکایپ و گوگل‌هنگ‌اوت و Teams میکروسافت این قابلیت رو دارند. البته یادتون نره برای بازدهی بهتر خوبه که از کسی که صحبت می‌کنه بخواهید شمرده‌تر صحبت کنه که این قابلیت دقیق‌تر باشه.
و آخر از همه خود اینترنت
مطمئن باشید که اینترنتتون خوب و استیبل هستش، اگر تو خونه افراد دیگهای هم از اینترنت استفاده می‌کنند، حتما بهشون بگید از کارهایی که شیره اینترنت رو می‌کشند پرهیز کنند. مثلا اگر با پدر و مادرتون هستید حتما چک کنید اتوماتیک دانلود تلگرامشون خاموشه. و حتما به پدر و مادرتون بگید که وظیفه شرعی ندارند که همه ویدیوهای تلگرام و واتساپ رو ببنید. اگر کارتون خیلی حساسه سعی کنید 2 یا 3 تا اینترنت مختلف خونه داشتید باشید که سریع بتونید برید سراغ پلن بی، من خودم یک روتر مجزا برای جلسه‌های آنلاین دارم که رمزش رو به کسی نمی‌دم که مطمئن باشم فقط خودم ازش استفاده می‌کنم.
منبع: