تنظیم صورت جلسه
تنظیم صورت جلسه بهوسیله دبیر یا منشی جلسه تنظیم میگردد. دبیر یا منشی جلسه ممکن است یکی از اعضای اصلی جلسه یا شخص دیگری با همین عنوان -البته بدون حق رای در جلسه- باشد. متن صورت جلسه باید کامل و دقیق و مطابق با نمونههای ارائهشده در اداره ثبت شرکتها تنظیم گردد. پس از تنظیم صورت جلسه باید عیناً آن را در سامانه اداره ثبت شرکتها ثبت کرد.
برای تبدیل تقویم شمسی به میلادی می توانید از تقویم آنلاین استفاده کنید.
هر صورت جلسه با توجه به نوع شرکت و موضوع جلسه شامل قسمتهای مختلفی میباشد؛ اما تقریبا تمامی صورت جلسهها میبایست شامل موارد ذیل باشند و نکات ذیل بهصورت کامل میبایست قید گردد:
- شماره جلسه: شماره جلسه بر مبنای استمرار و یا دورهای بودن جلسه و بر اساس دستورالعملهای داخلی شرکتها استخراج و درج میگردد.
مشخصات اعضای جلسه: نام و نام خانوادگی و سمت هر یک از افراد حاضر و غایب در جلسه میبایست در قسمت مشخصی در صورت جلسه درج گردد. - دستور جلسه: هدف تشکیل و برگزاری جلسه از ضروریات هر صورت جلسه است و از قبل میبایست به اطلاع اعضای جلسه رسیده باشد.
مطالب مطرحشده در جلسه: مطالب مهم مطرح شده در جلسه میبایست به صورت کامل و با رعایت اصل امانت در صورت جلسه درج گردد و مشخص شود که هر یک از مطالب توسط چه کسی بیان شده است. - تصمیمات اتخاذشده: تصمیمات و مصوبات جلسه میبایست در صورت جلسه نوشته شود. گاهی نیز الزامی است که در صورتی که عضوی از جلسه با مصوبات و یا تصمیمات اتخاذ شده مخالف باشند، میبایست اسامی آنها به همراه دلایل مخالفت آنها در صورت جلسه درج شود.
- زمان جلسه: تاریخ برگزاری جلسه و زمان دقیق شروع و خاتمه جلسه از موارد ضروری همه صورت جلسهها میباشد.
- مکان جلسه: مکانی که جلسه در آن برگزار میشود میبایست به صورت شفاف در صورت جلسه درج شود بهطوری که مکان درج شده برای تمامی اعضای حاضر در جلسه شناخته شده و بدون ابهام باشد.
- تکلیف جلسه بعدی: چنانچه اهداف جلسه در یک جلسه محقق نشود و نیل به اهداف نهایی جلسه مستلزم برگزاری جلسهای دیگر باشد، در صورت جلسه میبایست زمان، مکان، دستورات و اقدامات لازم اجرا تا جلسه آتی درج گردد.
- امضاء شرکتکنندگان: تمامی اعضای شرکتکننده در جلسه –اعم از دارای حق رای و بدون حق رای- میبایست پس از مطالعه دقیق مطالب مندرج در صورت جلسه، آن را امضا نمایند.
منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%b5%d9%88%d8%b1%d8%aa-%d8%ac%d9%84%d8%b3%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa/