معرفی نرم افزار های سازمانی کاربردی

ابزارهای برگزاری جلسات به شکل آنلاین، کم نیستند. قرار هم نیست حتماً سراغ ابزارهای گران‌قیمت و تجهیزات سخت‌افزاری برای ویدئوکنفرانس برویم.

گاهی اوقات یک گروه روی واتساپ (یا تلگرام) یا رد و بدل چند ایمیل گروهی (با قرار دادن اسم همه‌‌ی افراد درگیر در قسمت CC) می‌تواند جایگزین یک جلسه‌ی فیزیکی شود.

ضمن این‌که علاوه بر نرم‌افزارهای پیام‌رسان، راهکارهای نرم‌افزاری فراوانی هم وجود دارند که امکان گفتگوی گروهی و تبادل اسناد را به شکلی جدی‌تر، غنی‌تر و رسمی‌تر ایجاد می‌کنند.

یکی از مزیت‌های مهم برگزاری آنلاین جلسات این است که معمولاً زیاده‌گویی‌های کمتری در آن‌ها انجام می‌شود. مزیت دیگر هم این است که گفته‌ها، همگی ثبت و ضبط می‌شوند و مرور بعدی و استناد به آن‌ها ساده‌تر است.

     برای اطلاع امروز تاریخ چند است می توانید ازتقویم فارسی استفاده کنید.

 

دستور جلسه بسیار مهم است

هستند کسانی که نوشتن دستور جلسه را کاری تشریفاتی می‌دانند یا حداقل معتقدند که چنین کاری برای جلسات رسمی بسیار بزرگ (مثلاً‌ 10 نفر به بالا) معنا دارد.

اما دستور جلسه برای هر جلسه‌ای می‌تواند مفید باشد. چون حد و حدود جلسه را مشخص می‌کند و می‌تواند برخی از موانع اثربخشی جلسه (مثل حاشیه رفتن و طرح موضوعات نامربوط) را از میان بردارد.

طبیعی است که دستور جلسه می‌تواند بسیار رسمی و به کمک سیستم اتوماسیون به اعضا ابلاغ شود و یا این‌که بسیار غیررسمی در حد یک پیامک برای همه ارسال شود. اما در اصل ماجرا – که ضرورت تدوین و ارسال دستور جلسه است – نباید تردید کنید.

یک نمونه دستور جلسه‌ی متعارف معمولاً‌ شامل موارد زیر است (اصطلاحاً: ارکان جلسه):

• کسانی که در جلسه شرکت خواهند کرد (اگر می‌دانید که کسی به نمایندگی فرد دیگری خواهد آمد، بهتر است ذکر شود)
• زمان آغاز و پایان جلسه و زمانبندی طرح موضوعات
• مکان برگزاری جلسه
• خروجی جلسه (مثلاً: قرار است در پایان در مورد …. رأی‌گیری شود / نسخه‌ی اولیه‌ی دستورالعمل حضور و غیاب کارکنان تنظیم خواهد شد)
• اگر بعضی از اعضا باید از قبل کاری انجام دهند و اصطلاحاً باید مشقی نوشته شود، در دستور جلسه ذکر کنید (خانم … گزارش فروش سه ماه گذشته را خواهند آورد)

در بعضی از سازمان‌ها،‌ دستور جلسه تنظیم می‌شود. اما آن را از قبل برای همه ارسال نمی‌کنند. بلکه در زمان جلسه روی میز در مقابل همه‌ی حاضران قرار می‌‌دهند.

دستور جلسه حتماً باید پیش از جلسه در اختیار تمام شرکت‌کنندگان قرار بگیرد. در غیر این صورت، بخش مهمی از کارکرد خود را از دست خواهد داد.

ضمناً اگر جلسه نسبتاً طولانی است یا تعداد شرکت‌کنندگان زیاد است، شاید مناسب باشد چند دقیقه‌ی اول جلسه را به مرور دستور جلسه اختصاص دهید.

بهتر است دبیر جلسه یا رئیس جلسه از ابتدا تذکر دهند که هر صحبت و بحثی که خارج از دستورجلسه باشد، با تذکر ایشان قطع خواهد شد. نباید کسی احساس کند که می‌تواند حرف‌ها و دردِ دل‌های خود را در طول روز یا هفته جمع کند و با خود به اولین جلسه‌ای که پیش می‌آید، بیاورد.

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%ac%d9%84%d8%b3%d8%a7%d8%aa-%d9%86%da%a9%d8%a7%d8%aa%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%b1%da%af%d8%b2%d8%a7%d8%b1%db%8c-%db%8c%da%a9-%d8%ac%d9%84%d8%b3/