در هر دوره مالی، برای ارزیابی عملکرد سازمان یا شرکت و ارائه وضعیت مالی آنها در پایان دوره، لازم است که صورت حساب سود و زیان و گزارش ترازنامه تهیه شوند که این اعمال با سلسله مراتبی ز اقدامات حسابداری رو به رو هستند که باید آنها را به دقت انجام داد. پس از تهیه گزارش ها، برای بستن دفاتر سال مالی و انتقال آنها به سال مالی بعدی، بایستی که اقدامات دیگری صورت گیرد که به مجموعه این عملیات، در اصطلاح تکمیل چرخه حسابداری می گویند.
چرخه حسابداری:
چرخه حسابداری در کل شامل سه بخش می شود که هر کدام از این بخش ها در زمان های مربوط به خود باید انجام شوند که در ادامه، زمان مربوط به انجام فعالیت های مربوط به هر بخش و اعمالی که باید صورت گیرد و همچنین اهداف آنها ذکر شده اند.
فعالیت های لازم در طول دوره مالی:
در طول دوره مالی، سلسله فعالیت هایی در زمینه حسابداری انجام می شوند که در 6 مرحله و به ترتیب زیر باید آنها را رعایت نمود.
مرحله 1: گرد آوری داده ها و اطلاعات رویداد ها جهت استخراج اطلاعات مالی از اسناد و مدارک اولیه که به رویداد ها و عملیات مالی مربوط هستند.
مرحله 2: بررسی و تحلیل رویداد های مالی جهت اندازه گیری میزان اثر مالی هر رویداد روی دارایی ها، بدهی ها و سرمایه و تعیین ماهیت بدهکار و یا بستانکار بودن حساب ها.
مرحله 3: صدور سند حسابداری به منظور ثبت رویداد ها به ترتیب تاریخ وقوع و با ماهیت بدهکار و بستانکار و همچنین اخذ مجوز های لازم برای ثبت این رویداد ها در دفاتر مالی.
مرحله 4: ثبت نمودن اسناد حسابداری در دفاتر روزنامه که باید به ترتیب تاریخ اسناد صورت گیرد.
مرحله 5: نقل و انتقال اقلام ثبت شده در دفتر روزنامه به دفتر کل. به بیان دیگر، انتقال مبالغ بدهکار و بستانکار از دفاتر روزنامه به حساب های موجود در دفتر کل.
مرحله 6: نقل و انتقال اقلام، از اسناد حسابداری به دفاتر معین. یعنی انتقال مبالغ بدهکار و بستانکار حساب های معین از اسناد حسابداری به حساب های موجود در دفاتر معین.
سازمان ها و شرکت ها می توانند برای افزایش راندمان امور و مدیریت زمان خود از نرم افزار هایی مانند تبدیل تاریخ امروز میلادی به شمسی یا هجری و… استفاده کنند.
فعالیت ها در پایان هر ماه:
در پایان هر ماه لازم است حسابدار اقدام به تهیه تراز های آزمایشی دفاتر کل و معین نماید که هدف از انجام این مرحله، آزمون های زیر می باشد
- تساوی گردش عملیات و مانده حساب های کل و معین
- گردش عملیات حساب ها با جمع ستون های بدهکار و بستانکار دفاتر روزنامه
فعالیت ها در پایان دوره مالی:
در پایان دوره یا سال مالی نیاز است که چند مرحله عملیات مهم مالی مربوط به بستن سال مالی، صورت گیرد که به ترتیب زیر می باشند:
مرحله 1: تهیه کاربرگ حسابرسی و تعدیل حساب ها جهت ارائه سندی از صورت سود و زیان و ترازنامه موسسه، قبل از تهیه صورت های مالی
مرحله 2: ثبت تعدیلات و انتقال به حساب های کل و معین به هدف اصلاح آنها
مرحله 3: تهیه صورت سود و زیان
مرحله 4: بستن حساب های موقت و سپس تعیین نتیجه نهایی عملیات موسسه
مرحله 5: تهیه صورت حساب سرمایه و ترازنامه
مرحله 6: تهیه تراز آزمایشی اختتامیه
مرحله 7: بستن حساب های دائم
نقش نرم افزار های حسابداری در چرخه حسابداری:
در کسب و کار های امروزی، بیشتر سازمان ها به ابزار ها و سیستم های مالی نوین و کامپیوتری مجهز می باشند که باعث شده تهیه گزارش های تراز یا صورت های مالی از روی اسناد و مدارک به صورت دستی انجام نشود. زیرا انجام آنها به صورت دستی، باعث کندی در روند و همچنین امکان وجود خطا و اشتباه می گردد.
در این خصوص داشتن یک نرم افزار حسابداری مناسب، می تواند پس از ثبت اسناد در سیستم مالی توسط کاربر، تمامی مراحل تهیه گزارش ها و یا صورت های مالی را به سرعت و بدون خطا انجام دهد. سپس با استفاده از نرم افزار حسابداری، در پایان سال مالی با بستن حساب های موقت و ثبت اسناد اختتامیه و افتتاحیه در زمانی بسیار کوتاه، عملیات پایان دوره به راحتی به اتمام می رسد.
منبع:
https://blog.yar.cloud/%da%86%d8%b1%d8%ae%d9%87-%d8%ad%d8%b3%d8%a7%d8%a8%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/
