معرفی نرم افزار های سازمانی کاربردی

جلسه به ذات خود چیز ارزشمندی نیست.

مهم‌ترین ایراد جلسه این است که به سادگی وقت را می‌سوزاند. وقتی 5 نفر در یک جلسه‌ی 3 ساعته شرکت می‌کنند، 15 نفرساعت وقت هدر رفته است و اگر متناسب با این 15 نفرساعت، خروجی ایجاد نشود، به این معناست که جلسه غیرضروری بوده یا بد مدیریت شده است.

بنابراین بهتر است جلسه را، به قول انگلیسی زبان‌ها، Necessary Evil یا شرّ ناگزیر در نظر بگیرید. یعنی زمانی برگزاری یک جلسه را بپذیرید که هیچ گزینه‌ی دیگری وجود نداشته باشد.

به عنوان چند نمونه، موارد زیر می‌توانند جایگزین یک جلسه کاری باشند:

• تماس تلفنی با چند نفر و هماهنگ کردن کارها با آن‌ها (وقتی تعداد اعضای کلیدی جلسه کم است و قرار نیست تبادل‌نظر چندانی اتفاق بیفتد)
• ارسال ایمیل برای چند نفر از همکاران (وقتی جلسه قرار است برای ابلاغ یک موضوع یا سیاست برگزار شود)
• نصب یک وایت بورد روی دیوار شرکت و اعلام این‌که هر کس رد می‌شد، نظراتش را آن‌جا بنویسد (به جای برگزاری یک جلسه نظرخواهی یا به عنوان مقدمه‌ی چنین جلسه‌ای)

     برای تبدیل تاریخ به میلادی می توانید ازتقویم فارسی استفاده کنید.

اگر می‌شود جلسه‌ای را به شکل دیجیتال و آنلاین برگزار کرد، آن را به شکل فیزیکی برگزار نکنید

ابزارهای برگزاری جلسات به شکل آنلاین، کم نیستند. قرار هم نیست حتماً سراغ ابزارهای گران‌قیمت و تجهیزات سخت‌افزاری برای ویدئوکنفرانس برویم.

گاهی اوقات یک گروه روی واتساپ (یا تلگرام) یا رد و بدل چند ایمیل گروهی (با قرار دادن اسم همه‌‌ی افراد درگیر در قسمت CC) می‌تواند جایگزین یک جلسه‌ی فیزیکی شود.

ضمن این‌که علاوه بر نرم‌افزارهای پیام‌رسان، راهکارهای نرم‌افزاری فراوانی هم وجود دارند که امکان گفتگوی گروهی و تبادل اسناد را به شکلی جدی‌تر، غنی‌تر و رسمی‌تر ایجاد می‌کنند.

یکی از مزیت‌های مهم برگزاری آنلاین جلسات این است که معمولاً زیاده‌گویی‌های کمتری در آن‌ها انجام می‌شود. مزیت دیگر هم این است که گفته‌ها، همگی ثبت و ضبط می‌شوند و مرور بعدی و استناد به آن‌ها ساده‌تر است.

به این منظور شما می توانید از نرم افزار جلسات آنلاین استفاده کنید.

اگر بخواهیم موضوع مدیریت زمان را در محیط کسب و کار و فضای سازمان بررسی کنیم، یکی از اولین موضوعاتی که به ذهن‌مان می‌رسد، جلسات آنلاین کاری است.

بسیاری از افراد معتقدند که جلسات، قاتل زمان هستند و می‌توانند ده‌ها مثال بیاورند که جلسات کاری با وجود صرف ساعت‌ها وقت، خروجی چندانی نداشته‌اند.

این مسئله خصوصاً در کشور ما جدی‌تر هم می‌شود. چون کمابیش همه‌‌‌ی ما تجربه‌ کرده‌ایم که فرهنگ مذاکره ما، تا حد زیادی غیرمستقیم، غیررسمی و کم‌توجه به زمان است.

این ویژگی‌ها باعث می‌شود که جلسات ما بدون این‌که اثربخشی چندانی داشته باشند، طولانی شوند و حاشیه‌ها و تعارفات و بحث‌های پیش‌بینی‌نشده، بخش قابل‌توجهی از جلسات‌مان را به خود اختصاص دهند.

بر اساس مفروضات بالا، این درس به مدیریت جلسات و مرور چند نکته برای برگزاری یک جلسه کاری موفق اختصاص یافته است.

پیش از طرح این نکات، لازم است بر دو نکته تأکید کنیم.

• نکته‌ی اول این‌که اصول برگزاری جلسه بیشتر از جنس تجربه و سلیقه هستند. بنابراین ممکن است شما بعضی از این پیشنهادها را نپسندید یا حتی نادرست بدانید.
• نکته‌ی دوم این‌که نگاه متمم در برگزاری جلسه کاری کمی سخت‌گیرانه است و احتمال دارد ترجیح بدهید بر همکاران خود کمی ساده‌تر بگیرید. در این‌جا هم بحث سلیقه مطرح است و ما نمی‌توانیم دیدگاه خودمان را به شما تحمیل کنیم.

اما هم‌چنان امیدواریم مرور فهرست نکات زیر و توجه به برخی از آن‌ها بتواند اثربخشی جلسات تحت وب شما را افزایش دهد و کمک کند تا از زمان، این منبع محدود و تجدیدناپذیر، بهتر استفاده کنید.

      برای تبدیل امروز در تاریخ می توانید ازتقویم فارسی استفاده کنید.

اگر می‌شود جلسه‌ای را برگزار نکرد، آن جلسه را برگزار نکنید

جلسه به ذات خود چیز ارزشمندی نیست.

مهم‌ترین ایراد جلسه این است که به سادگی وقت را می‌سوزاند. وقتی 5 نفر در یک جلسه‌ی 3 ساعته شرکت می‌کنند، 15 نفرساعت وقت هدر رفته است و اگر متناسب با این 15 نفرساعت، خروجی ایجاد نشود، به این معناست که جلسه غیرضروری بوده یا بد مدیریت شده است.

بنابراین بهتر است جلسه را، به قول انگلیسی زبان‌ها، Necessary Evil یا شرّ ناگزیر در نظر بگیرید. یعنی زمانی برگزاری یک جلسه را بپذیرید که هیچ گزینه‌ی دیگری وجود نداشته باشد.

به عنوان چند نمونه، موارد زیر می‌توانند جایگزین یک جلسه کاری باشند:

• تماس تلفنی با چند نفر و هماهنگ کردن کارها با آن‌ها (وقتی تعداد اعضای کلیدی جلسه کم است و قرار نیست تبادل‌نظر چندانی اتفاق بیفتد)
• ارسال ایمیل برای چند نفر از همکاران (وقتی جلسه قرار است برای ابلاغ یک موضوع یا سیاست برگزار شود)
• نصب یک وایت بورد روی دیوار شرکت و اعلام این‌که هر کس رد می‌شد، نظراتش را آن‌جا بنویسد (به جای برگزاری یک جلسه نظرخواهی یا به عنوان مقدمه‌ی چنین جلسه‌ای)

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%ac%d9%84%d8%b3%d8%a7%d8%aa-%d9%86%da%a9%d8%a7%d8%aa%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%b1%da%af%d8%b2%d8%a7%d8%b1%db%8c-%db%8c%da%a9-%d8%ac%d9%84%d8%b3/

ابزارهای برگزاری جلسات به شکل آنلاین، کم نیستند. قرار هم نیست حتماً سراغ ابزارهای گران‌قیمت و تجهیزات سخت‌افزاری برای ویدئوکنفرانس برویم.

گاهی اوقات یک گروه روی واتساپ (یا تلگرام) یا رد و بدل چند ایمیل گروهی (با قرار دادن اسم همه‌‌ی افراد درگیر در قسمت CC) می‌تواند جایگزین یک جلسه‌ی فیزیکی شود.

ضمن این‌که علاوه بر نرم‌افزارهای پیام‌رسان، راهکارهای نرم‌افزاری فراوانی هم وجود دارند که امکان گفتگوی گروهی و تبادل اسناد را به شکلی جدی‌تر، غنی‌تر و رسمی‌تر ایجاد می‌کنند.

یکی از مزیت‌های مهم برگزاری آنلاین جلسات این است که معمولاً زیاده‌گویی‌های کمتری در آن‌ها انجام می‌شود. مزیت دیگر هم این است که گفته‌ها، همگی ثبت و ضبط می‌شوند و مرور بعدی و استناد به آن‌ها ساده‌تر است.

     برای اطلاع امروز تاریخ چند است می توانید ازتقویم فارسی استفاده کنید.

دستور جلسه بسیار مهم است

هستند کسانی که نوشتن دستور جلسه را کاری تشریفاتی می‌دانند یا حداقل معتقدند که چنین کاری برای جلسات رسمی بسیار بزرگ (مثلاً‌ 10 نفر به بالا) معنا دارد.

اما دستور جلسه برای هر جلسه‌ای می‌تواند مفید باشد. چون حد و حدود جلسه را مشخص می‌کند و می‌تواند برخی از موانع اثربخشی جلسه (مثل حاشیه رفتن و طرح موضوعات نامربوط) را از میان بردارد.

طبیعی است که دستور جلسه می‌تواند بسیار رسمی و به کمک سیستم اتوماسیون به اعضا ابلاغ شود و یا این‌که بسیار غیررسمی در حد یک پیامک برای همه ارسال شود. اما در اصل ماجرا – که ضرورت تدوین و ارسال دستور جلسه است – نباید تردید کنید.

یک نمونه دستور جلسه‌ی متعارف معمولاً‌ شامل موارد زیر است (اصطلاحاً: ارکان جلسه):

• کسانی که در جلسه شرکت خواهند کرد (اگر می‌دانید که کسی به نمایندگی فرد دیگری خواهد آمد، بهتر است ذکر شود)
• زمان آغاز و پایان جلسه و زمانبندی طرح موضوعات
• مکان برگزاری جلسه
• خروجی جلسه (مثلاً: قرار است در پایان در مورد …. رأی‌گیری شود / نسخه‌ی اولیه‌ی دستورالعمل حضور و غیاب کارکنان تنظیم خواهد شد)
• اگر بعضی از اعضا باید از قبل کاری انجام دهند و اصطلاحاً باید مشقی نوشته شود، در دستور جلسه ذکر کنید (خانم … گزارش فروش سه ماه گذشته را خواهند آورد)

در بعضی از سازمان‌ها،‌ دستور جلسه تنظیم می‌شود. اما آن را از قبل برای همه ارسال نمی‌کنند. بلکه در زمان جلسه روی میز در مقابل همه‌ی حاضران قرار می‌‌دهند.

دستور جلسه حتماً باید پیش از جلسه در اختیار تمام شرکت‌کنندگان قرار بگیرد. در غیر این صورت، بخش مهمی از کارکرد خود را از دست خواهد داد.

ضمناً اگر جلسه نسبتاً طولانی است یا تعداد شرکت‌کنندگان زیاد است، شاید مناسب باشد چند دقیقه‌ی اول جلسه را به مرور دستور جلسه اختصاص دهید.

بهتر است دبیر جلسه یا رئیس جلسه از ابتدا تذکر دهند که هر صحبت و بحثی که خارج از دستورجلسه باشد، با تذکر ایشان قطع خواهد شد. نباید کسی احساس کند که می‌تواند حرف‌ها و دردِ دل‌های خود را در طول روز یا هفته جمع کند و با خود به اولین جلسه‌ای که پیش می‌آید، بیاورد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%ac%d9%84%d8%b3%d8%a7%d8%aa-%d9%86%da%a9%d8%a7%d8%aa%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%a8%d8%b1%da%af%d8%b2%d8%a7%d8%b1%db%8c-%db%8c%da%a9-%d8%ac%d9%84%d8%b3/

تنظیم صورت جلسه به‌وسیله دبیر یا منشی جلسه تنظیم می‌گردد. دبیر یا منشی جلسه ممکن است یکی از اعضای اصلی جلسه یا شخص دیگری با همین عنوان -البته بدون حق رای در جلسه- باشد. متن صورت‌ جلسه باید کامل و دقیق و مطابق با نمونه‌های ارائه‌شده در اداره ثبت شرکت‌ها تنظیم گردد. پس از تنظیم صورت جلسه باید عیناً آن را در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت کرد.

   برای  تبدیل تقویم شمسی به میلادی می توانید از تقویم آنلاین استفاده کنید.

هر صورت جلسه با توجه به نوع شرکت و موضوع جلسه شامل قسمت‌های مختلفی می‌باشد؛ اما تقریبا تمامی صورت جلسه‌ها می‌بایست شامل موارد ذیل باشند و نکات ذیل به‌صورت کامل می‌بایست قید گردد:

• شماره جلسه: شماره جلسه بر مبنای استمرار و یا دوره‌ای بودن جلسه و بر اساس دستورالعمل‌های داخلی شرکت‌ها استخراج و درج می‌گردد.
  مشخصات اعضای جلسه: نام و نام خانوادگی و سمت هر یک از افراد حاضر و غایب در جلسه می‌بایست در قسمت مشخصی در صورت جلسه درج گردد.
• دستور جلسه: هدف تشکیل و برگزاری جلسه از ضروریات هر صورت جلسه است و از قبل می‌بایست به اطلاع اعضای جلسه رسیده باشد.
  مطالب مطرح‌شده در جلسه: مطالب مهم مطرح شده در جلسه می‌بایست به صورت کامل و با رعایت اصل امانت در صورت جلسه درج گردد و مشخص شود که هر یک از مطالب توسط چه کسی بیان شده است.
• تصمیمات اتخاذشده: تصمیمات و مصوبات جلسه می‌بایست در صورت جلسه نوشته شود. گاهی نیز الزامی است که در صورتی که عضوی از جلسه با مصوبات و یا تصمیمات اتخاذ شده مخالف باشند، می‌بایست اسامی آن‌ها به همراه دلایل مخالفت آن‌ها در صورت جلسه درج شود.
• زمان جلسه: تاریخ برگزاری جلسه و زمان دقیق شروع و خاتمه جلسه از موارد ضروری همه صورت جلسه‌ها می‌باشد.
• مکان جلسه: مکانی که جلسه در آن برگزار می‌شود می‌بایست به صورت شفاف در صورت جلسه درج شود به‌طوری که مکان درج شده برای تمامی اعضای حاضر در جلسه شناخته شده و بدون ابهام باشد.
• تکلیف جلسه بعدی: چنانچه اهداف جلسه در یک جلسه محقق نشود و نیل به اهداف نهایی جلسه مستلزم برگزاری جلسه‌ای دیگر باشد، در صورت جلسه می‌بایست زمان، مکان، دستورات و اقدامات لازم‌ اجرا تا جلسه آتی درج گردد.
• امضاء شرکت‌کنندگان: تمامی اعضای شرکت‌کننده در جلسه –اعم از دارای حق رای و بدون حق رای- می‌بایست پس از مطالعه دقیق مطالب مندرج در صورت جلسه، آن را امضا نمایند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b5%d9%88%d8%b1%d8%aa-%d8%ac%d9%84%d8%b3%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa/

در ابتدا باید تشخیص دهید آیا همکاران شما در برنامه‌ریزی جلسه به کمک شما نیاز دارند یا خیر. اگر پاسخ مثبت بود، در مرحله بعد باید ببینید که اهداف شما از این جلسه دقیقاً چه چیزهایی است و امیدوارید در این جلسه به چه نتایجی دست یابید.

در گام بعدی، باید اهدافی قابل تحقق برای مدیریت جلسات خود مشخص کنید. اهدافی که مشخص می‌کنید به برنامه جلسه چارچوبی مشخص می‌دهد. اطمینان حاصل کنید برنامه‌ای که برای جلسه در نظر دارید در چارچوب زمانی مورد نظر بگنجد. اگر هدف یا اهداف جلسه را بدانید، خواهید توانست در خصوص تمرکز جلسه، صورت جلسه و افراد شرکت‌کننده تصمیم‌گیری کنید.

در نهایت، باید ببینید برای هر بخش جلسه حدوداً چه میزان زمان لازم است. زمانبندی یکی از مهم‌ترین نکات در تهیه دستور جلسه است. اگر قرار است جلسه یک ساعت طول بکشد و در این مدت درباره پنج موضوع صحبت شود، متوسط زمان مورد نیاز برای هر موضوع 12 دقیقه خواهد بود.

برای نوشتن دستور جلسه باید درباره چه مواردی تصمیم گرفت؟

پس از مشخص کردن اهداف کلی دستور جلسه، زمان تصمیم‌گیری برای شما و تیم‌تان فرا رسیده است. علاوه بر هدف جلسه باید نسبت به موارد دیگری هم تصمیم‌گیری شود:

• تاریخ، ساعت و مکان جلسه
• افرادی که لازم است در جلسه حضور داشته باشند
• مواردی که باید مورد بحث قرار گیرد
• مدت زمانی که پیشبینی می‌کنید هر مورد به بحث نیاز داشته باشد
• کارهایی که باید پیش از جلسه انجام شود (این بخش شامل خواندن، مستندسازی، آماده‌سازی صورت‌جلسات تحت وب پیشین و هر مورد دیگری که به موفق بودن این جلسه کمک خواهد کرد).
• وقتی اعلان جلسه و دستور جلسه را به مدعوین تحویل می‌دهید، باید مدارک مرتبط هم به آن‌ها پیوست شده باشد

شناخت شرکت‌کنندگان جلسه

در قدم بعدی، باید لیست شرکت‌کنندگان در جلسه را آماده کنید. مطمئناً همه همکاران نمی‌توانند در جلسه شما حاضر شوند، نباید هم این‌طور باشد. انتخاب و دعوت درست شرکت‌کنندگان شانس موفقیت جلسه را بالاتر خواهد برد. برای انتخاب شرکت‌کنندگان باید از خود چند سوال بپرسید:

• چه کسی مالک اصلی راه حلی است که گروه می‌سازد؟
• چه کسی مالک فرآیندی است که گروه آن را به بحث می‌گذارد؟
• لازم است چه کسانی این اطلاعات را داشته باشند؟
• چه کسی می‌تواند با ارائه داده و اطلاعات، راهنمایی‌هایی را برای تصمیم‌گیری درست ارائه دهد؟
• چه کسی تخصص یا تجربه لازم را برای ارائه به تیم دارد؟
• چه کسی باید از اجرای راه‌حل‌ها و امور حمایت کند؟
• چه کسی باید مجوزها و منابع را برای تحقق امور فراهم کند؟
• چه کسی می‌تواند محدودیتی برای اجرای امور قائل شود؟

می توانید با استفاده از تقویم‌انلاین کیفیت جلسات خود را بالا ببرید.

برنامه‌ریزی برای جلسات

لازم نیست برای همه جلسات، دستور جلسه دقیقی آماده شود. زیرا بیش‌تر کارمندان جلسات برنامه‌ریزی شده و مرتبی با دپارتمان‌ها و گروه‌های کاری دارند. در این جلسات عمدتاً تیم‌ها در خصوص پروژه‌ها صحبت می‌کنند.

به طور مثال وقتی یک پروژه در حال پیش رفتن است، لازم نیست برای هر جلسه دستور جلسه آماده کنیم. اما بهتر است که با رویکردی استاندارد به جلسه نگاه کنیم؛ رویکرد استاندارد شما برای جلسات با همکاران در سازمان باید سه بخش اصلی داشته باشد:

1. موارد حاوی اطلاعات: تمام مواردی را که اطلاعات مورد نیاز را به شما و گروه انتقال می‌دهد را باید به عنوان دستور جلسه یادداشت کنید. برای مثال، مدیر باید اعضا را در خصوص جلسات مدیریتی مدیران ارشد به‌روز کند.
2. موارد اقدامی: تمام مواردی را که انتظار دارید گروه در خصوص آن گزارش بخواهد را نیز مکتوب نمایید. برای مثال، نسبت کارهای انجام شده به بودجه و زمان از جمله مواردی است که باید قبل از جلسه مکتوب شده باشد.
3. مواردی که باید برنامه‌های پیش رو باشند: مواردی را که گروه باید برای آینده مورد برنامه‌ریزی قرار داده و اجرا کند را نیز مکتوب نمایید. برای مثال اهداف کوتاه مدت ماهانه و یا نیاز به کمک‌رسانی همکاران دیگر از این موارد خواهد بود.

اگر در زمان تهیه دستور جلسه، به این دستورالعمل‌ها توجه کنید، خواهید توانست امکان موفقیت جلسات خود را بالاتر ببرید.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%b3%d8%aa%d9%88%d8%b1-%d8%ac%d9%84%d8%b3%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa-%d9%88-%da%86%da%af%d9%88%d9%86%d9%87-%d8%a8%d8%a7%db%8c%d8%af-%d8%a2%d9%86-%d8%b1%d8%a7-%d9%86%d9%88%d8%b4%d8%aa%d8%9f/